Manajemen Umum Bab VI

◄KOORDINASI►


1. Koordinasi


Di dalam suatu organisasi kegiatan-kegiatan di bagi-bagi dan di departementasikan, namun manajer perlu mengkoordinasikan kegiatan-kegiatan agar tujuan organisasi dapat tercapai secara efektif. Kemampuan manajer untuk mengkoordinasikan secara efektif sebagian besar tergantung dari bawahan/anggota organisasi untuk menyadari dan mewujudkan komitmennya terhadap organisasi       

• Ada beberapa devinisi koordinasi yaitu:

a. Menurut WESTRA: koordinasi dalam bahasa inggris “coordination”, berasal dari bahasa latin yaitu: “CUM” dan ordinare yang berarti “penyusunan atau penempatan sesuatu dalam keharusannya”.
b. Koordinasi adalah proses pengintergrasian tujuan-tujuan dan kegiatan dari satuan yang terpisah (unit-unit) suatu organisasi untuk mencapai tujuan organisasi secara efisien.
c. Sementara para ahli berkesimpulan bahwa sebenarnya ” coordinating” itu sinonim dengan “managing” dengan demikian maka seorang manajer juga disebut dengan seorang koordinator
d. Koordinasi adalah usaha mengharmoniskan atau menserasikan seluruh kegiatan sehingga dapat mencapai tujuan yang diharapkan

• Dengan demikian dari definisi di atas dapat disimpulkan bahwa terdapat lima pokok fikiran yang merupakan intisari koordinasi.

a. Kesatuan tindakan atau kesatuan usaha
b. Penyesuaian antara Bagian
c. Kesimbangan antara kesatuan
d. Kelarasan

Jadi , pengkoordinasiaan merupakan upaya untuk menserasikan kesatuan-kesatuan , pekerjaan-pekerjaan dan orang-orang agar dapat berkerja secara tertib dan seirama menuju kearah tercapainya tujuan tanpa terjadinya kekacauan (chaos) penyimpangan , percekcokkan dan kekosongan kerja (Uaccum) , jadi koordinasi dapat dimaknai sebagai proses penyatupaduan sasaran dan kegiatan-kegiatan dari unit-unit lembaga untuk mencapai tujuan lembaga secara efektif dan efisien

Pentingnya koordinasi dalam mencapai efektifitas tujuan dalam organisasi dapat di gambarkan seperti halaman berikut:
Agar langkah-langkah kegiatan yang terkoordinasi dapat terwujud perlu di susun tim koordinasi yang mencerminkan keterpaduan unit-unit terkait yang terlihat dari kegiatan tersebut. Di samping itu akan terlihat peran masing-masing anggota tim termasuk tanggung jawabnya dalam masing-masing langkah kegiatan.

• Untuk menlengkapi pentingnya koordinasi ini akan di bicarakan sebagai berikut:
A. Kebutuhan akan Koordinasi.
Kebutuhan koordinasi menurut stoner dan walker dapat di bedakan menjadi 3 fariasi:
1. Kebutuhan koordinasi atas ketergantungan kelompok (pooled interdependence)
Terjadi apabila organisasi tidak tergantung satu sama lain untuk melaksanakan suatu pekerjaan sehari-hari, tetapi tergantung pada prestasi yang memadai dari setiap unit demi tercapainya hasil ahir.
2. Kebutuhan koordinasi atas ketergantungan sekuensial (sequential interdependence)
Kebutuhan ini tercermin pada suatu unit organisasi yang harus melaksanakan kegiatan terlebih dahulu sebelum unit-unit selanjutnya dapat bertindak.
3. Kebutuhan koordinasi atas ketergantungan timbal balik (reciprocal interdependence)
ketergantungan timbal balik melibatkan hubungan saling memberi dan menerima dan saling menguntungkan di antara unit-unit.
B. Masalah dalam Pencapaian Koordinasi.
Masalah koordinasi banyak terjadi pada ketergantungan sekuansial dan ketergantungan timbal-balik. Ini di karenakan munculnya perbedaan dalam sikap dan gaya kerja berbagai individu dan bagian/unit di dalam organisasi.
Perbedaan-perbedaan yang efektifitas koordinasi adalah:
1. Perbedaan dalam Orientasi Terhadap Tujuan Tertentu.
Terjadi apabila anggota berbeda dalam mengembangkan pandangan nya sendiri dalam mencari cara terbaik untuk meningkatkan kepentingan perusahaan.
2. Perbedaan dalam Orientasi Waktu.
Terjadi apabila salah satu unit yang lebih memperhatikan masalah-masalah yang harus segera di tanggulangi, sedangkan unit yang lain lebih memusatkan perhatiannya kepada masalah-masalah yang memerlukan waktu lama.
3. Perbedaan Orientasi Antar Pribadi.
Terjadi apabila produksi ingin meningkatkan produknya dengan meningkatnya permintaan pasar, sedangkan unit perbekalan ingin mengurangi jumlah bahan yang di perlukan karena menipisnya dan sulitnya mencari bahan baku.
4. Perbedaan dalam Formulasi Struktur.
Terjadi apabila unit produksi dalam mengevaluasi kemajuan dengan mengukur imbalan kepada karyawan dengan tercapainya sasaran, sedangkan unit personalia dalam mengevaluasi kemajuan dengan mengukur kinerja yang di capai karyawan dengan kinerja yang di capai sebelumnya.

C. Pendekatan dalam Pencapaian Koordinasi yang Efektif.
Pendekatan ini dapat di tempuh dengan dua jalan yaitu:
1. Pendekatan Potensi Koordinasi.
Pendekatan koordinasi ini meliputi sistem:
a. Sistem Informasi Vertical.
Adalah suatu sistem di mana informasi dapat di kirimkan ke atas dan kebawah jenjang organisasi. Misalnya penanganan IDT (inpres desa tertinggal) dari menteri dalam negeri sampai ke desa tertinggal dan sebaliknya.
b. Sistem Informasi Lateral.
Sistem ini mengabaikan rantai komando. Hubungan lateral (hubungan ke samping atau sejajar) ini memungkinkan adanya pertukaran informasi yang di butuhkan dapat di pertanggung jawabkan. Misalnya dalam kasus tanah perlu adanya informasi lateral atau badan pertanahan nasional, departemen dalam negeri, departemen kehutanan, dan departemen kehutanan.
c. Sistem Informasi Manajer Penghubung.
Manajer penghubung mempunyai wewenang formal atas semua unit yang terlibat dalam sebuah proyek. Manajer penghubung perlu di laksanakan apabila di perkirakan koordinasi secara efektif tidak berhasil di laksanakan.
2. Pendekatan Struktur.
Pendekatan ini di lakukan apabila perusahaan merasakan adanya iklim yang tidak sehat pada unit-unit karena adanya penunpukan kegiatan pada satu unit. Pendekatan ini di kenal sebagai organisasi matrik. Yaitu mencirikan adanya satuan tugas atau proyek. Satuan tugas ini dapat di bubarkan apabila proyek telah selesai.
D. Memilih Mekanisme Koordinasi yang Cepat.
Memilih Mekanisme Koordinasi yang Cepat di lakukan dengan kemampuan organisasi dalam mengolah informasi. Apabila kebutuhan akan koordinasi lebih besar, organisasi harus menetapkan pilihan. Apakah organisasi akan meningkatkan potensi organisasi ataukah organisasi akan mengurangi kebutuhan koordinasi. Missal: menyediakan sumber daya tambahan atau membentuk unit-unit yang mandiri.

PROSES KOORDINASI DAN MANAJEMEN
1. Koordinator / Supervisi
Pengankatan seorang koordinator atau seorang supervisi pada hakikatnya untuk lebih membangkitkan (menggugah) suasana koordinasi yang lebih baik
2. Pembuatan Strategi dan Kebijakan
Yang dimaksudkan adalah bahwa organisasi harus membuat suatu master plan / rancangan acuan tentang kebijakan berserta cara pelaksanaanya mengenai koordinasi organisasi . Rancangan acuan ini merupakan hasil dari konsep dasar manajerial dengan masukan dari anggota-anggota organisasi Di mana perlaksanaan rancangan acuan secara operasional akan disesuaikan oleh bagian-bagian organisasi dalam unitnya.
3. Penyerdahanaan Organisasi
Yang dimaksudkan adalah bahwa perumusan organisasi yang ada harus mampu dijabarkan secara sederhana , mudah dipahami oleh masing-masing unit organisasi. Masing-masing unit akan mengkoordinasikan tentang tugas dan pelaksanaannya kepada masing-masing bagian yang ada.
4. Perencanaan dan Penentuan tujuan
Proses ini merupakan tahap ahir setelah tiga proses tersebut di laksanakan.

HUBUNGAN ANTARA KOORDINASI DENGAN MANAJEMEN
Koordinasi dan Perencanaan (Planning)
Dalam suatu organisasi semua rencana harus saling berkait dan saling pengaruh mempengaruhi . Oleh karena itu perlu sekali pengkoordinasian yang tepat dan mantap dari semua sehingga benar-benar dapt terlaksana mencapai sasaran-sasaran yang telah ditetapkan . Rencana jangka pendek dan rencana jangka panjang harus berhasil dikoordinir dan diintergrasikan sebaik-baiknya.
Koordinasi dan Pengorganisasian (Organizing)
Pengorganisasian mengkehendaki tercapainya hubungan yang serasi antara unit-unit organisasi yang terbentuk sebagai dasar atau alat untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Hal itu akan dapat terjadi apabila ada pengkoordinasian yang tepat dan mantap pada unit-unit organisasi tersebut ditujukan kepada sasaran yang telah disetuji bersama.

Koordinasi dan Penggerakan (Actuating)
Kedua hal ini sangat erat hubungannya karena kpprdinasi ini dapat dilaksanakan dengan baik apabila penggerakan terhadap orang-orang yang melaksanakan tugas-tugas dalam proses manajemen berjalan dengan regular.

Koordinasi dan Pengawasan (Controlling)
Jelas bahwa pengawasan mengandung pengertian adanya penilaian-penilaian atas perlaksanaan kerja. Untuk dapat mencapai objektivitas dalam pengawasan atau penilaian tersebut , maka perlu proses pengawasan tersebut disertai adanya koordinasi yang sebaik-baiknya di dalam organisasi dengan demikian tujuan pengawasan mengenai sasaran-sasarannya dengan tepat dan harmonis.