Analisis SIA
Definisi Sistem Informasi Akuntansi (SIA)
Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Menurut Bodnard dan Hopwood (2000:23) sistem informasi akuntansi adalah kumpulan sumber daya seperti manusia dan peralatan yang diatur untuk mengubah data menjadi informasi. Menurut Baridwan (1996:4) sistem informasi akuntansi adalah suatu komponen organisasi yang mengumpulkan, menggolongkan, mengolah, menganalisa dan komunikasikan informasi keuangan yang relevan untuk pengambilan keputusan kepada pihak-pihak luar (seperti inspeksi pajak, investor dan kreditur ) dan pihak-pihak dalam (terutama manajemen )
Faktor–faktor yang dipertimbangkan dalam penyusunan sistem informasi akuntansi:
1. Sistem informasi akuntansi yang disusun harus memenuhi prinsip cepat yaitu sistem informasi akuntansi harus menyediakan informasi yang diperlukan dengan cepat dan tepat waktu serta dapat memenuhi kebutuhan dan kualitas yang sesuai..
2. Sistem informasi yang disusun harus memenuhi prinsip aman yaitu sistem informasi harus dapat membantu menjaga keamanan harta milik perusahaan.
3. Sistem informasi akuntansi yang disusun harus memenuhi prinsip murah yang berarti bahwa biaya untuk menyelenggarakan sistem informasi akuntansi tersebut harus dapat ditekan sehingga relatif tidak mahal.
1.SIA : menggunakan sistem pemrosesan transaksi untuk mencatat berbagai operasi transaksi yang terjadi, yang mempengaruhi status finansial organisasi.
2.Sistem ini mengenai operasional sistem akuntansi, dan menangani laporan historis dari semua transaksi yang terjadi dalam jumlah besar.
3.Sistem ini membuat berbagai report seperti laporan keseimbangan keuangan dan rekening masukan yang semuanya memberikan gambaran finansial dari organisasi
-Ciri dalam transaksi SIA :
Menghasilkan jumlah data yg besar, yg tiap hari selalu diproses, disimpan dan membutuhkan kecepatan akses yg cepat serta keakuratan yg tinggi
Membutuhkan kemudahan dalam pengoperasian pengontrolan serta prosedur error-checking yg baik dalam menjaga sekuritas dan keakuratan data
Dirancang khusus untuk kemudahan audit data, serta tracing (menelusuri) transaksi yg terjadi
Beberapa menggunakan aplikasi DDS dan MIS, misal digunakan dalam menentukan estimasi dan perencanaan anggaran
Subsistem sistem informasi akuntansi terdiri dari 5 sistem, yaitu :
1. Sistem Pengeluaran (expenditure system)
Segala peristiwa yang berhubungan dengan usaha mendapatkan sumber-sumber ekonomis yang diperlukan oleh perusahaan, baik berupa barang ataupun jasa, baik pemasok dari luar maupun dari karyawan didalam perusahaan.
2. Sistem Pendapatan (revenue system)
Berhubungan dengan penjualan barang atau jasa yang dihasilkan oleh perusahaan kepada konsumen dan mendapatkan pembayaran dari mereka.
3. Sistem Produksi (production systeme)
Berhubungan dengan pengumpulan, penggunaan dan pengubahan bentuk suatu sumber ekonomi.
4. Sistem Manajemen Sumber Daya (resources management system)
Meliputi peristiwa-peristiwa yang berkaitan dengan manajemen dan pengendalian sumber daya seperti investasi dan aktiva tetap (fasilitas).
5. Sistem Buku Besar dan Laporan Keuangan (general ledger and financial accounting)
Manfaat sistem informasi akuntansi:
• Menyediakan informasi yang akurat dan tepat waktu sehingga dapat melakukan aktivitas utama pada value chain secara efektif dan efisien.
• Meningkatkan kualitas dan mengurangi biaya produk dan jasa yang dihasilkan
• Meningkatkan efisiensi
• Meningkatkan kemampuan dalam pengambilan keputusan
• Meningkatkan sharing knowledge
• menambah efisiensi kerja pada bagian keuangan
Dan juga memiliki tujuan :
1. Untuk mendukung operasi-operasi sehari-hari (to Support the –day-to-day operations).
2. Mendukung pengambilan keputusan manajemen (to support decision making by internal decision makers).
3. Untuk memenuhi kewajiban yang berhubungan dengan pertanggung-jawaban (to fulfill obligations relating to stewardship).
Mengapa kita harus mempelajari SIA?
Mungkin banyak mahasiswa atau dosen akuntansi berkomentar, “kenapa mahasiswa akuntansi perlu belajar SIA? Itu kan Sistem Informasi, isinya program dan coding-coding nggak jelas, biar anak SI aja lah yang belajar SIA”.
Pernyataan-pernyataan semacam ini sering muncul dari kalangan mahasiswa maupun dosen akuntansi. Lucunya, mahasiswa Sistem Informasi sendiri sering berkomentar bahwa SIA itu berbau akuntansi, jadi menurut mereka mahasiswa akuntansi saja yang belajar SIA. Pertanyaan selanjutnya adalah, sebetulnya SIA itu harus dipelajari siapa?
Mari kita mulai pembahasan ini dari definisi SIA.
Secara singkat, Sistem Informasi Akuntansi adalah suatu kumpulan struktur dan prosedur berbasis teknologi informasi yang bekerja bersama dengan tujuan untuk mengubah data-data keuangan menjadi informasi keuangan yang berguna bagi stakeholder.
Dalam definisi tersebut terdapat kata kunci Sistem Informasi, yaitu mengubah data menjadi informasi. Kata kunci inilah yang seringkali tidak dipahami oleh orang awam, sehingga mereka salah mengartikan Sistem Informasi dengan pemrograman dan coding-coding rumit. Padahal, mengubah data menjadi informasi adalah fungsi dari database. Artinya, mempelajari Sistem Informasi berarti harus mempelajari database, karena database adalah fondasi utama dari suatu Sistem Informasi.
Pembangunan fondasi Sistem Informasi (baca: database), lebih memerlukan kemampuan analisa dan logika, karena aliran data dalam dunia nyata harus diterjemahkan kedalam aplikasi yang terstruktur dan terstandardisasi. Contohnya,
‘Dalam suatu perusahaan terdapat ribuan karyawan, setiap bulan terdapat karayawan baru dan karyawan resign. Dalam perusahaan itu, seorang supervisor mengawasi beberapa karyawan perusahaan. Supervisor itu juga merupakan karyawan perusahaan tetapi memiliki posisi yang lebih tinggi. Karyawan di perusahaan itu memiliki NIK yang berbeda-beda, gaji yang bervariasi dan tidak bisa dilihat oleh sembarang orang, dan mereka juga berasal dari tempat yang berbeda.’
Disini terlihat bahwa permasalahan bukan terdapat dalam pemrograman atau coding. Permasalahannya adalah, dimana nama-nama karyawan itu akan disimpan, bagaimana menyimpan data supervisor yang berbeda dengan karyawan biasa, bagaimana menarik data supervisor dan karyawan sehingga menjadi informasi ‘siapa membawahi siapa saja’, atau bagaimana menyimpan daftar gaji per karyawan?
Seorang perancang Sistem Informasi harus bisa menjawab pertanyaan-pertanyaan semacam ini. Pemrograman dan coding sebetulnya masalah terakhir dalam pembangunan Sistem Informasi secara utuh. Bila diibaratkan, maka perancangan database adalah merancang bentuk dan ukuran bangunan, sedangkan pemrograman dan coding adalah membangun bangunannya.
Inti dari perancangan database terdapat pada Data Flow Diagram, Entity Relationship-Diagram, dan Hukum Normalisasi. Sedangkan bahasa database terbaik saat ini adalah SQL (Structured Query Language). SQL sendiri ada berbagai macam versi, tetapi pada dasarnya, struktur bahasanya mirip.
Fungsi dari SQL ini secara singkatnya adalah, memerintah database untuk memunculkan data sesuai kebutuhan kita sehingga menjadi informasi yang berguna.
Oleh karena itu, mahasiswa SIA harus menguasai fondasi SIA, yaitu perancangan database dan Query.
Setelah mahasiswa bisa melakukan perancangan database, selanjutnya mahasiswa perlu mempelajari pembuatan Sistem Informasi, sehingga pengetahuan mahasiswa mengenai Sistem Informasi akan menjadi lengkap.
Suatu software terbaik yang bisa digunakan untuk pembelajaran SIA adalah DBMS Microsoft Access.
Microsoft Access memiliki kelebihan dimana database, query dan aplikasi Sistem Informasi bisa dibangun dengan GUI (Graphical User Interface). GUI ini sangat memudahkan pengguna dalam membangun database dan aplikasi Sistem Informasi. Walaupun begitu, pengguna masih dapat melihat bahasa pemrograman hasil dari GUI tersebut.
Misalnya, untuk software database lain seperti Oracle, pemakai Oracle biasanya harus mengetik SQL untuk membuat tabel dan membangun Query. Dalam Access, tabel dan query bisa dibuat hanya dengan mengklik dan sedikit mengetik, tetapi bahasa SQL masih dapat dilihat.
Contoh lainnya, pemrogram Visual Basic biasanya harus mengetikkan coding dan bahasa Visual Basic untuk membangun sebuah aplikasi. Dalam Access, pengguna hanya perlu membuat aplikasi dengan mengklik toolbox, tetapi pengguna masih dapat membaca dan mempelajari Visual Basicnya.
Selain kemudahan dalam membangun sistem dan akses terhadap bahasa pemrograman, Microsoft Access juga memiliki kelebihan di bidang pengendalian (control) dan integrasi.
Pada era dimana skala bisnis semakin besar, perusahaan harus bisa mengintegrasikan data-data keuangan dan kemudian mengumpulkannya dalam satu laporan keuangan utuh. Coba bayangkan bila perusahaan ritel besar semacam Hypermart tidak memiliki Sistem Informasi Akuntansi terintegrasi, data penjualan harian dari Hypermart cabang Batam harus dibawa ke Hypermart cabang Jakarta, kemudian dikumpulkan jadi satu dan disusun hingga menjadi laporan penjualan. Padahal, jumlah transaksi penjualan di sebuah Hypermart dalam satu hari bisa mencapai ribuan.
Sistem Informasi terintegrasi ini bisa ditunjukkan dan dibangun dalam skala kecil dengan menggunakan Microsoft Access. Dengan kemampuannya sebagai DBMS, Access bisa memisahkan antara database dengan aplikasi dan menghubungkan antar aplikasi melalui jaringan LAN. Dengan kemampuan ini, mahasiswa dapat diberi gambaran mengenai bagaimana aplikasi Payroll yang ada di bagian payroll terintegrasi dengan aplikasi penjualan di bagian penjualan dan aplikasi biaya di bagian biaya, dan kemudian tiga aplikasi di tempat terpisah ini dapat menyumbang komponen pendapatan, biaya dan biaya gaji untuk bagian reporting, sehingga dihasilkan sebuah laporan rugi laba.
Sistem Informasi terintegrasi juga harus memperhatikan faktor pengendalian internal. Dimana dalam dunia teknologi informasi seperti sekarang ini, pengendalian internal merupakan faktor yang sangat penting. Microsoft Access juga memiliki kemampuan dalam pengendalian. Misalnya dalam kasus diatas, bagian penjualan tidak bisa mengakses data di bagian payroll.
Kesimpulannya, Sistem Informasi Akuntansi sebaiknya diajarkan pada mahasiswa Akuntansi. Karena sebetulnya Sistem Informasi adalah suatu alat baru dalam Pelaporan Keuangan modern yang menggantikan kertas-kertas yang harus digarisi debit kredit atau spreadsheet.
Mau tidak mau, ketika memasuki dunia kerja, seorang akuntan akan ditempatkan pada lingkungan pelaporan keuangan yang terintegrasi dan menggunakan sistem informasi. Tidak ada lagi membuat jurnal dengan kertas atau spreadsheet.
Untuk profesi auditor, sejak tahun 2002 kata audit cenderung bergeser ke arah assurance, dan memiliki titik berat pada internal control (kroscek dengan Sarbanes Oxley Act, website KAP big 4 seperti PWC, deloitte, E&Y). Auditor sekarang harus bisa memberi assurance terhadap internal control di perusahaan. Maka, bila dulunya audit fokus pada test of detail dan mengaudit sistem informasi around the computer, sejak tahun 2002 KAP mulai menerjunkan bagian System Process Assurance untuk melakukan test of control dan mengaudit sistem informasi trough the computer, baru kemudian bagian assurance melakukan pengauditan. Ibaratnya seperti ember, bila Test of Control terisi ¾ bagian, maka Test of Detail hanya perlu dilakukan 1/4nya.
Hal ini sangat diperlukan untuk mengaudit perusahaan seperti Astra yang memiliki anak perusahaan besar, berbeda jenis usaha dan jumlahnya banyak. Melakukan Test of Detail penuh pada Astra akan sangat costly dan tidak ada keyakinan bahwa fraud tidak mungkin terjadi.
Untuk dapat melakukan Test of Control, auditor harus mengerti bagaimana suatu Sistem Informasi terintegrasi itu dibangun. Bagaimana database bekerja dalam menginput data, mengendalikan data dan menghasilkan informasi.
Sumber : Yohanes Handoko - http://rogonyowosukmo.wordpress.com/2009/07/28/sistem-informasi-akuntansi/
PERAN SIA DALAM RANTAI NILAI
(VALUE CHAIN)
Pada umumnya organisasi bertujuan menyediakan nilai untuk pelanggan. Hal tsb membutuhkan pelaksanaan berbagai kegiatan yang berbeda-beda, dan dapat dikonseptualisasikan dalam bentuk rantai nilai (value chain).
Rantai nilai organisasi terdiri dari lima aktivitas utama (primary activities) yang secara langsung memberikan nilai kepada para pelanggannya, yaitu:
1. Inbound logistics terdiri dari penerimaan, penyimpanan, dan distribusi bahan-bahan masukan yang digunakan oleh organisasi untuk menghasilkan produk dan jasa yang dijualnya.
2. Operasi (operations) adalah aktivitas-aktivitas yang mengubah masukan menjadi jasa atau produk yang sudah jadi.
3. Outbond logistics adalah aktivitas-aktivitas yang melibatkan distribusi produk yang sudah jadi ke para pelanggan.
4. Pemasaran dan penjualan mengarah pada aktivitas-aktivitas yang berhubungan dengan membantu para pelanggan untuk membeli jasa atau produk yang dihasilkan organisasi.
5. Pelayanan (service) memberikan dukungan pelayanan purna jual kepada para pelanggan.
Organisasi juga melaksanakan berbagai aktivitas pendukung (support activities) yang memungkinkan kelima aktivitas utama tersebut dilaksanakan secara efisien dan efektif. Aktivitas-aktivitas pendukung tersebut dapat dikelompokkan menjadi empat kategori, yaitu:
1. Infrastruktur perusahaan mengarah pada aktivitas-aktivitas akuntansi, keuangan, hukum, dan administrasi umum yang penting bagi sebuah organisasi untuk beroperasi. SIA adalah bagian dari infrastruktur perusahaan.
2. Sumber daya manusia melibatkan aktivitas-aktivitas yang berhubungan dengan perekrutan, pengontrakan, pelatihan, dan pemberian kompensasi dan keuntungan bagi pegawai.
3. Teknologi merupakan aktivitas yang meningkatkan produk atau jasa. Contoh: penelitian dan pengembangan, investasi dalam teknologi informasi yang baru, pengembangan Website, dan desain produk.
4. Pembelian (purchasing) termasuk seluruh aktivitas yang melibatkan perolehan bahan mentah, suplai, mesin, dan bangunan yang digunakan untuk melaksanakan aktivitas-aktivitas utama.
BAGAIMANA SIA DAPAT MENAMBAH NILAI BAGI ORGANISASI
Model rantai nilai menunjukkan bahwa SIA adalah aktivitas pendukung. SIA dapat menambah nilai bagi organisasi dengan cara memberikan informasi yang akurat dan tepat waktu, agar kelima aktivitas utama rantai nilai dapat dilaksanakan dengan lebih efektif dan efisien. SIA yang dirancang dengan baik dapat melakukan hal ini dengan cara:
1. memperbaiki kualitas dan mengurangi biaya untuk menghasilkan produk atau jasa.
2. memperbaiki efisiensi. SIA yang dirancang dengan baik dapat membantu memperbaiki efisiensi jalannya suatu proses dengan memberikan informasi yang lebih tepat waktu.
3. memperbaiki pengambilan keputusan. SIA dapat memperbaiki pengambilan keputusan dengan memberikan informasi dengan tepat waktu.
4. berbagi pengetahuan. SIA yang dirancang dengan baik bisa mempermudah proses berbagi pengetahuan dan keahlian, yang selanjutnya dapat memperbaiki proses operasi perusahaan, dan bahkan memberikan keunggulan kompetitif.
SIA yang dirancang dengan baik juga dapat membantu meningkatkan laba organisasi dengan memperbaiki efisiensi dan efektivitas rantai persediaannya. Contoh: dengan mengijinkan para pelanggan secara langsung mengakses sistem persediaan dan order penjualan milik perusahaan, biaya aktivitas penjualan dan pemasaran dapat dikurangi. Selanjutnya, apabila akses seperti itu mengurangi biaya yang ditanggung para pelanggan dan waktu pemesanan, baik tingkat penjualan dan perolehan pelanggan akan meningkat. Tentu saja, dengan membuat sistem informasi antar-organisasi seperti itu akan menimbulkan kekhawatiran baru mengenai sistem pengendalian yang harus dibicarakan. Hal ini juga membutuhkan peningkatan keandalan dan keakuratan data SIA.
DATA DAN INFORMASI
Data mengarah pada fakta-fakta yang kita kumpulkan, simpan dan proses dengan sistem informasi. Terdapat 3 jenis data yang perlu dikumpulkan untuk aktivitas apa pun, yaitu: fakta-fakta tentang kejadian itu sendiri (contoh yang berkaitan dengan kejadian penjualan, seperti tanggal penjualan; jumlah total penjualan), sumber daya yang dipengaruhi oleh kejadian tersebut (contoh yang berkaitan dengan sumber daya yang dijual, seperti identitas barang atau jasa, jumlah yang dijual, harga per unit), dan para pelaku yang terlibat dalam kejadian tersebut (contoh yang berkaitan dengan para pelaku yang terlibat di dalam penjualan, seperti identitas pelanggan, dan penjual produk).
Setelah data dikumpulkan, merupakan tugas SIA untuk mengubah berbagai fakta tersebut agar dapat digunakan untuk membuat keputusan. Jadi, informasi adalah data yang telah diatur dan diproses untuk memberikan arti.
SIA dan STRATEGI KORPORAT
• Strategi dan Posisi Strategis
Ada 2 strategi dasar bisnis yang dapat diikuti oleh perusahaan, berdasarkan argumentasi seorang professor bisnis di Harvard, Michael Porter. yaitu :
1. Strategi diferensiasi produk memerlukan penambahan beberapa fitur atau pelayanan atas produk Anda yang tidak diberikan oleh para pesaing. Dengan melakukan hal ini, perusahaan akan dapat menetapkan harga premium ke para pelanggannya.
2. Strategi biaya rendah (low-cost) memerlukan perjuangan untuk menjadi penghasil suatu produk atau jasa yang paling efisien.
Kadang-kadang, sebuah perusahaan dapat berhasil baik dalam menghasilkan produk yang lebih baik dari para pesaingnya dengan biaya yang lebih rendah dari biaya rata-rata untuk industri tersebut. Akan tetapi, biasanya perusahaan harus memilih di antara kedua strategi tersebut. Apabila mereka berkonsentrasi untuk menjadi penghasil produk yang biayanya paling rendah, mereka harus melepas beberapa keistimewaan penambah nilai yang mungkin membedakan produk mereka dengan produk lainnya. Apabila mereka berfokus pada diferensiasi produk, mereka tampaknya tidak akan memiliki biaya yang paling rendah dalam industri mereka. Jadi, strategi bisnis melibatkan pemilihan.
Porter menggambarkan 3 posisi strategi dasar, yaitu :
1. Posisi strategis berdasar keanekaragaman (variety-based) melibatkan produksi atau penyediaan sebagian dari produk atau jasa dalam industri tertentu. Contoh: Jiffy Lube International adalah perusahaan yang mengadopsi posisi strategis berdasar keanekaragaman, dimana perusahaan tersebut tidak menyediakan jasa perbaikan mobil yang beranekaragam, tetapi mereka berfokus pada jasa ganti oli dan pelumas.
2. Posisi strategis berdasar kebutuhan (needs-based) melibatkan usaha untuk melayani hampir seluruh kebutuhan dari kelompok pelanggan tertentu. Termasuk didalamnya adalah mengidentifikasi target pasar. Sebagai contoh : sebuah perusahaan yang memfokuskan pada para pensiunan.
3. Posisi strategis berdasar akses (access-based) melibatkan sebagian pelanggan yang berbeda dari pelanggan lainnya dalam hal faktor-faktor seperti lokasi geografis atau ukuran. Hal ini menimbulkan perbedaan kebutuhan dalam melayani para pelanggan tersebut. Contoh : Perusahaan Edward Jones mengadopsi posisi strategis berdasar akses, dimana kantor pialang sahamnya sebagan besar terletak di kota-kota kecil yang tidak dilayani oleh kantor pialang lainnya yang lebih besar.
Memilih sebuah posisi strategis adalah hal yang penting karena hal tersebut memungkinkan perusahaan untuk memfokuskan usaha-usahanya atau akibatnya perusahaan berisiko mencoba menjadi segalanya untuk semua orang.
• Teknologi Informasi dan Strategi Bisnis
Perkembangan teknologi informasi dapat mempengaruhi strategi. Perkembangan internet sangat mempengaruhi cara berbagai tahapan rantai nilai dilaksanakan. Contoh : untuk produk-produk yang dapat diubah menjadi data digital, internet memungkinkan organisasi untuk secara signifikan mempersingkat aktivitas inbound dan outbond logistics mereka.
Selain secara langsung mempengaruhi cara-cara organisasi menjalankan aktivitas-aktivitas rantai nilai mereka, internet juga dapat secara signifikan mempengaruhi baik strategi dan posisi strategis. Contoh: internet secara dramatis dapat mengurangi biaya, dan karenanya membantu perusahaan mengimplementasikan strategi biaya rendah (low-cost strategy). Akan tetapi, jika setiap perusahaan dalam industri tertentu mempergunakan internet untuk mengadopsi strategi biaya rendah, maka pengaruhnya akan problematis. Bahkan, salah satu hasil yang mungkin terjadi adalah persaingan harga yang ketat antar-perusahaan. Apabila hal ini terjadi, hasil dari penghematan biaya yang diberikan oleh internet akan diperoleh para pelanggan, bukan dikuasai oleh perusahaan dalam bentuk laba tinggi. Lebih jauh lagi, karena setiap perusahaan dapat mempergunakan internet untuk mempersingkat aktivitas-aktivitas rantai nilainya, sepertinya tidak mungkin perusahaan dapat menggunakan internet untuk mendapatkan keunggulan kompetitif yang berkelanjutan jika dihadapkan dengan para pesaingnya. Oleh karena itu, begitu sebagian besar perusahaan dalam suatu industri mulai mengintegrasikan secara penuh internet ke dalam rantai nilai mereka, pengaruhnya mungkin adalah mendorong perusahaan untuk bergeser dari mengikuti strategi biaya rendah, ke semacam bentuk strategi diferensiasi produk.
Internet juga dapat mempengaruhi keinginan relatif untuk mengikuti ketiga posisi strategis yang digambarkan sebelumnya. Sebagai contoh, dengan secara drastis mengurangi atau menghilangkan halangan geografis, internet membuat produk suatu perusahaan tersedia di hampir semua tempat. Konsekuensinya adalah merupakan hal yang sulit untuk membuat atau mempertahankan posisi strategis berdasar akses. Ini hanyalah suatu contoh tentang bagaimana cara internet dapat mempengaruhi strategi dan pilihan posisi strategis perusahaan.
• Peran SIA
SIA suatu organisasi memainkan peranan penting dalam membantu organisasi mengadopsi dan mempertahankan posisi strategis. Mencapai kesesuaian yang baik antar aktivitas membutuhkan pengumpulan data tiap aktivitas. Hal lain yang juga penting adalah sistem informasi harus mengumpulkan dan mengintegrasikan baik data keuangan maupun non-keuangan dari aktivitas-aktivitas organisasi.
Sumber/referensi:
sangpenguasa.atwiki.com
http://rahmatxgrafi.blogspot.com/2010/04/subsistem-sia-sistem-informasi
http://www.duniaremaja.org/akuntansi-f58/sistem-informasi-akuntansi-sia-
http://riezquchiha.wordpress.com/2010/10/09/sistam-informasi-akuntansi-sia/
Minggu, 06 Oktober 2013
sia sebagai proses bisnis
sia sebagai proses bisnis
SIKLUS PENJUALAN, berkaitan dengan sistem akuntansi piutang. Proses bisnis dalam siklus penjualan:
a. Menerima pesanan dari konsumen
b. Pengiriman pesanan customer
c. Mengirimkan nota tagihan
d. Menerima pembayaran
Sistem penjualan, dilihat dari jenisnya (kurang tau jenis apa, lupa nyatat, heheh), terdiri atas :
a. Penjualan tunai
b. Penjualan kredit
Sistem penjualan dilihat dari jenis barang dagangannya :
a. Penjualan barang dagangan
b. Penjualan jasa
c. Penjualan barang dan jasa ( contohnya, rumah sakit)
SISTEM AKUNTANSI PIUTANG, dirancang untuk mencatat transaksi terjadinya piutang dan berkurangnya piutang. Khusus untuk sistem akuntansi piutang, berkaitan dengan jaringan prosedur:
a. Prosedur order penjualan
b. Prosedur persetujuan kredit
c. Prosedur pengiriman barang
d. Prosedur penagihan
e. Prosedur pencatatan piutang
f. Prosedur distribusi penjualan
Berkurang nya piutang, terjadi karena 2 hal:
a. Adanya pembayaran
b. Adanya return barang
Sistemakuntansi berkurangnya piutang, terdiri atas jaringan prosedur:
a. Penerimaan kas
b. Tentang return penjualan terdiri atas:
- Prosedur penerimaan retur penjualan
- Prosedur pembuatan memo kredit
- Prosedur penerimaan barang
- Prosedur pencatatan return penjualan
- Prosedur pencatatan berkurangnya piutang.
Tujuandibuatnya sistem informasi akuntansi dalam siklus penjualan:
a. Perusahaan dapat mengirim barang yang benar kepada konsumen secara tepat waktu.
b. Konsumen membayar tepat waktu
c. Mencegah terjadinya kecurangan terhadap kas dan persediaan barang dagangan.
LAPPING : memakai uang perusahaan untuk kepentingan pribadi.
SIKLUS PEMBELIAN, berkaitan dengan sistem akuntansi hutang. Sistem akuntansi hutang dirancang untuk mencatat transaksi terjadinya hutang karena adanya pembelian kredit dan berkurangnya hutang, karena adanya pelunasan hutang dan return pembelian.
PENTING UNTUK DI HAFAL
1. Jika ada dokumen yang bernomor urut cetak, lalu terjadi kesalahan pencatatan, maka di dokumen tersebut harus di beri catatan pada dokumen tersebut ( diberi keterangan ) => (berupa salah, cancel, void, batal, dan lain sebagainya), dan juga dokumen tersebut di arsip agar ada bukti dokumen batal jika sewaktu-waktu di butuhkan.
2. Tips memback-up data:
a. Dikaitkan dengan waktu => wajib memback-up setiap hari
b. Dikaitkan dengan nama file nya => nama file harus yang memudahkan dalam mencarinya
c. Tempat penyimpanan data back-up, tidak disimpan dalam gedung yang sama dengan file data asli berada.
Sistem akuntansi terjadinya hutang, terjadi atas jaringan prosedur sebagai berikut:
1. Prosedur permintaan pembelian
2. Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan supplier / pemasok
3. Prosedur order pembelian
4. Prosedur penerimaan barang
5. Prosedur pencatatan bertambahnya hutang
6. Prosedur distribusi pembelian.
Prosedur pencatatan berkurangnya hutang karena adanya return pembelian, sistem akuntansi terdiri atas jaringan prosedur sebagai berikut:
1. Prosedur pembuatan memo return
2. Prosedur pengiriman barang
3. Prosedur pencatatan berkurangnya hutang
4. Prosedur distribusi return pembelian.
SISTEM AKUNTANSI PERSEDIAAN, Dirancang untuk menangani transaksi yang bersangkutan dengan mutasi persediaan yang di simpan di gudang.
PENTING UNTUK DI HAFAL :
a. Prosedur pencatatan harga pokok produk jadi
b. Prosedur pencatatan harga pokok produk yang di jual
c. Prosedur pencatatan harga pokok produk yang dikembalikan oleh pembeli
d. Prosedur pencatatan harga pokok produk dalam proses
e. Prosedur pencatatan harga pokok persediaan yang dibeli
f. Prosedur pencatatan harga pokok persediaan yang dikembalikan kepada pemasok
g. Prosedur permintaan dan pengeluaran barang di gudang
h. Prosedur pencatatan harga pokok persediaan yang dikembalikan ke gudang
i. Prosedur perhitungan fisik persediaan.
SIKLUS PENGELOLAAN KAS, berkaitan dengan sistem akuntansi kas. Sistem akuntansi kas di rancang untuk menangani transaksi penerimaan dan pengeluaran kas.
Sistem akuntansi kas, terdiri dari jaringan prosedur sebagai berikut:
a. Prosedur penerimaan kas
b. Prosedur pengeluaran kas
c. Prosedur dana kas kecil
Sumber-sumber penerimaan kas:
1. Setoran awal pemilik dalam bentuk uang tunai
2. Penjualan tunai
3. Pelunasan hutang
4. Hutang bank dalam bentuk uang tunai
5. Penjualan aktiva tetap
6. Jasa giro / bunga bank
7. Pendapatan lain-lain di luar usaha.
Pengeluaran kas:
1. Pembelian tunai
2. Seluruh pelunasan hutang
3. Pembayaran biaya-biaya
4. Pembelian aktiva tetap secara tunai.
DANAKAS KECIL (petty cash) adalah dana yang sudah di tetapkan jumlahnya oleh perusahaan yang digunakan untuk pembayaran biaya-biaya rutin yang jumlah nya relatif kecil.
Ada 2 sistem pencatatan petty cash:
1. Sistem dana tetap => maksudnya, pengeluaran-pengeluaran tidak di catat, hanya bon/nota nya saja yang dikumpulkan. Pencatatan hanya terjadi pada saat pengisian kembali dana kas kecil.
2. Sistem dana fluktuasi =>adalah, setiap pengeluaran kas di catat / di jurnal.
SISTEM PENGGAJIAN DAN PENG-UPAHAN,
dirancang untuk menangani transaksi perhitungan gaji dan upah karyawan dan pembayarannya.
Sistem ini terdiri atas jaringan prosedur sebagai berikut:
Prosedur pembuatan daftar gaji dan upah
Prosedur pembayaran gaji dan upah
Prosedur distribusi gaji dan upah
Tujuan pembuatan sistem informasi akuntansi dalam siklus penggajian dan peng-upahan:
Perusahaan dapat menghitung gaji dan upah dengan benar dan cepat.
Perusahaan dapat membayar gaji dan upah tepat waktu
SIKLUS PRODUKSI, ada2:
Berdasarkan pesanan (spesifik) => nota pesanan harus di tanda tangani customer dan harus pake DP / uang muka.
Berdasarkan proses / massal
Informasi yang dihasilkan dari siklus produksi dalam siklus pesanan adalah sebagai berikut:
Biaya bahan baku per produk
Biaya tenaga kerja langsung per produk
Total harga pokok setiap produk
Komponen biaya produksi:
Bahan baku => komponen terbesar untuk membuat produk
Bahan penolong
Biaya tenaga kerja langsung
(bahan baku dan biaya tenaga kerja langsung, merupakan biaya langsung produksi)
Biaya produksi tidak langsung :
Biaya bahan penolong
Biaya tenaga kerja tidak langsung
Biaya penyusutan mesin pabrik
Biaya penyusutan gedung pabrik
Biaya asuransi pabrik
Biaya perizinan pabrik
Biaya bersama (dana di alokasikan)
Komponen harga pokok produksi:
Bahan baku yang terpakai:
Persediaan bahan baku : xxxxx
Pembelian bahan baku : xxxxx +
bahan baku yang tersedia : xxxxx
Persediaan akhir bahan baku : xxxxx –
Bahan baku yang terpakai : xxxxx
Biaya tenaga kerja langsung (....) x tarif
Biaya overhead => bahan penolong yang terpakai
SIKLUS AKTIVA TETAP, di rancang untuk menangani transaksi yang berkaitan dengan mutasi aktiva tetap, terdiri atas jaringan prosedur sebagai berikut:
Prosedur pengadaan aktiva tetap
Prosedur penggantian aktiva tetap
Prosedur penyusutan aktiva tetap
Prosedur penempatan aktiva tetap
RESIKO ( kurang jelas resiko apa??? ) :
Salah pencatatan harga perolehan
Pencatatan tidak benar / tidak valid
Resiko data rusak
Pengendalian intern untuk meminimalkan resiko di atas:
Semua pembelian aktiva tetap hanya boleh di lakukan melalui surat persetujuan pembelian
Setiap pembelian aktiva tetap harus di isi lengkap sesuai dengan bagian yang membutuhkannya.
Setiap aktiva tetap harus di beri kode
Cek fisik
Back-up data secara rutin yang di beri password
FUNGSI YANG DIJALANKAN SIA
Sistem Informasi Akuntansi (SIA) adalah suatu komponen organisasi yang mengumpulkan, mengklasifikasikan, mengolah, menganalisa dan mengkomunikasikan informasi finansial dan pengambilan keputusan yang relevan bagi pihak luar perusahaan dan pihak ekstern.
Akuntansi sendiri sebenarnya adalah sebuah Sistem Informasi.
Karakteristik SIA yang membedakannya dengan subsistem CBIS lainnya :
* SIA melakasanakan tugas yang diperlukan
* Berpegang pada prosedur yang relatif standar
* Menangani data rinci
* Berfokus historis
* Menyediakan informasi pemecahan minimal
Fungsi penting yang dibentuk Sistem Informasi Akuntansi pada sebuah organisasi antara lain :
* Mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas dan transaksi.
* Memproses data menjadi into informasi yang dapat digunakan dalam proses pengambilan keputusan.
* Melakukan kontrol secara tepat terhadap aset organisasi.
Subsistem Sistem Informasi Akuntansi memproses berbagai transaksi keuangan dan transaksi nonkeuangan yang secara langsung memengaruhi pemrosesan transaksi keuangan.
Sistem Informasi Akuntansi terdiri dari 3 subsistem:
* Sistem pemrosesan transaksi, mendukung proses operasi bisnis harian.
* Sistem buku besar/pelaporan keuangan, menghasilkan laporan keuangan, seperti laporan laba/rugi, neraca, arus kas, pengembalian pajak.
* Sistem pelaporan manajemen, yang menyediakan pihak manajemen internal berbagai laporan keuangan bertujuan khusus serta informasi yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan, seperti anggaran, laporan kinerja, serta laporan pertanggungjawaban.
Berbagai transaksi non keuangan yang tidak bisa diproses oleh Sistem Informasi Akuntansi biasa, diproses oleh Sistem Informasi Manajemen. Adapun perbedaan keduanya adalah :
* SIA mengumpulkan mengklasifikasikan, memproses, menganalisa dan mengkomunikasikan informasi keuangan
* SIM mengumpulkan mengklasifikasikan, memproses, menganalisa dan mengkomunikasikan semua tipe informasi
Sebuah Sistem Informasi Akuntansi menambah nilai dengan cara:
* Menyediakan informasi yang akurat dan tepat waktu sehingga dapat melakukan aktivitas utama pada value chain secara efektif dan efisien.
* Meningkatkan kualitas dan mengurangi biaya produk dan jasa yang dihasilkan
* Meningkatkan efisiensi
* Meningkatkan kemampuan dalam pengambilan keputusan
* Meningkatkan sharing knowledge
* Menambah efisiensi kerja pada bagian keuangan
2 komponen Sistem Informasi Akuntansi antara lain :
* Spesialis Informasi
* Akuntan
Contoh Sistem Informasi Akuntansi sebagai pusat informasi perusahaan:
* Bagian pemasaran mempertimbangkan untuk memperkenalkan jenis produk baru dalam jajaran produksi perusahaan, untuk itu bagian tersebut meminta laporan analisa perkiraan keuntungan yang dapat diperoleh dari usulan produk baru tersebut
* Bagian SIA memproyeksikan perkiraan biaya dan perkiraan pendapatan yang berhubungan dengan produk tersebut, kemudian data yang diperoleh diproses oleh EDP. Setelah diproses hasilnya dikembalikan ke bagian SIA untuk kemudian diberikan ke bagian pemasaran.
Kedua bagian akan merundingkan hasil analisa tersebut untuk dicari keputusan yang sesuai.
Dari contoh diatas dapat ditemukan 2 aspek yang berhubungan dengan sistem bisnis modern yaitu :
* Pentingnya komunikasi antar departemen yang mengarah untuk tercapainya suatu keputusan.
* Peranan SIA dalam menghasilkan informasi yang dapat membantu departemen lainnya untuk mengambil keputusan.
Informasi Akuntansi yang dihasilkan oleh Sistem Informasi Akuntansi dibedakan menjadi 2, yaitu :
* Informasi Akuntansi keuangan, berbentuk laporan keuangan yang ditujukan kepada pihak extern.
* Informasi Akuntansi Manajemen, berguna bagi manajemen dalam pengambilan keputusan.
informasi yang disedikan SIA
Sistem Informasi Akuntansi (SIA) adalah sebuah sistem informasi yang menangani segala sesuatu yang berkenaan dengan akuntansi. So it was actually Accounting is an information system/jadi akuntansi itu sendiri merupakan sebuah sistem informasi.
Definisi Sistem Informasi Akuntansi adalah suatu komponen organisasi yang mengumpulkan,mengklarifikasi,mengolah,menganalisa dan mengkomunikasikan informasi finansial dan pengambilan keputusan yang relevan dari pihak luar perusahaan dan pihak ekstren atau sistem informasi akuntansi dapat di definisikan sebagai sistem informasi yang merubah data transaksi bisnis menjadiinformasi keuangan yang berguna bagi pemakainnya. fungsi penting yang di bentuk pada Sistem Informasi Akuntansi sebagai sebuah organisasi adalah:
- mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas dan transaksi.
- memproses data menjadi informasi yang dapat di gunakan dalam proses pengambilan keputusan. - melakukan kontrol secara tepat terhadat aset organisasi.
Evolusi Sistem Informasi Berbasis Komputer
Fokus Awal Pada Data
1. Untuk mendukung operasi-operasi sehari-hari (to Support the –day-to-day operations).
2. Mendukung pengambilan keputusan manajemen (to support decision making by internal decision makers).
3. Untuk memenuhi kewajiban yang berhubungan dengan pertanggung-jawaban (to fulfill obligations relating to stewardship).
# Karakteristik SIA yang membedakannya dengan subsistem CBIS lainnya :
1. SIA melakasanakan tugas yang diperlukan
2. Berpegang pada prosedur yang relatif standar
3. Menangani data rinci
4. Berfokus historis
5. Menyediakan informasi pemecahan minimal
- Spesialis Informasi
- Akuntan
1. Analisa Perilaku
2. Metode kuantitatif
3. Komputer
Analisa Perilaku: Setiap sistem yang tertuangkan dalam kertas tidak akan efektif dalam penerapannya kecuali seorang akuntan dapat mengetahui kebutuhan akan orang-orang yang terlibat dalam sistem tersebut. Akuntan tidak harus menjadi seorang psikolog, tapi cukup untuk mengerti bagaimana memotivasi orang-orang untuk mengarah kepada kinerja perusahaan yang positif. Selain itu juga seorang akuntan harus menyadari bahwa setiap orang mempunyai persepsi yang berbeda-beda dalam menerima suatu informasi, sehingga informasi yang akan diberikan dapat didesain dan dikomunikasikan sesuai dengan perilaku (behavior) para pengambil keputusan.
Metode Kuantitatif: Dalam menyusun informasi, seorang akuntan harus menggunakan metode ini untuk meningkatkan efektifitas dan nilai dari informasi tersebut.
Komputer: Pada beberapa perusahaan, komputer telah digunakan untuk menggantikan pekerjaan rutin seorang akuntan, sehingga memberikan waktu yang lebih banyak kepada akuntan untuk dapat terlibat dalam proses pengambilan keputusan SIA terdiri dari 3 subsistem: - Sistem pemrosesan transaksi
- mendukung proses operasi bisnis harian.
- Sistem buku besar/ pelaporan keuangan menghasilkan laporan keuangan, seperti laporan laba/rugi, neraca, arus kas, pengembalian pajak.
yang menyediakan pihak manajemen internal berbagai laporan keuangan bertujuan khusus serta informasi yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan, seperti anggaran, laporan kinerja, serta laporan pertanggungjawaban.
Informasi Akuntansi yang dihasilkan oleh SIA dibedakan menjadi 2, yaitu :
- informasi akuntansi keuangan, Informasi yang berbentuk laporan keuangan yang ditujukan kepada pihak extern.
- Informasi Akuntansi Manajemen, informasi yang berguna bagi manajemen dalam pengambilan keputusan.
Didalam Akuntansi Manajemen terdapat dua komponen yang digunakan bagi perencanaan dan pengendalian perusahaan, yaitu :
1. Sistem Akuntansi Biaya
2. Sistem Budgeting
Sistem Akuntansi Biaya Digunakan untuk membantu manajemen dalam perencanaan dan pengawasan dari aktivitas pengadaan, proses distribusi dan penjualan.
Budgeting adalah proyeksi keuangan perusahaan untuk masa depan yang bermanfaat untuk menolong manajer dalam perencanaan dan pengawasan
Bagaimana mengoleksi data yang berkaitan dengan aktivitas dan transaksi organisasi?
Bagaimana mentransformasi data kedalam informasi sehingga manajemen dapat menggunakan untuk menjalankan organisasi?
Bagaimana menjamin ketersediaan, keandalan, keakuratan informasi ?
Manfaat SIA:
Sebuah SIA menambah nilai dengan cara:
- Menyediakan informasi yang akurat dan tepat waktu sehingga dapat melakukan aktivitas utama pada value chain secara efektif dan efisien.
- Meningkatkan kualitas dan mengurangi biaya produk dan jasa yang dihasilkan
- Meningkatkan efisiensi
- Meningkatkan kemampuan dalam pengambilan keputusan
- Meningkatkan sharing knowledge
- menambah efisiensi kerja pada bagian keuangan.
Sistem Informasi Akuntansi (SIA) bagi pihak manajemen mempunyai fungsi menyediakan informasi yang berguna dalam hal pengambilan keputusan. Informasi yang disediakan SIA mempunyai dua kategori yaitu laporan keuangan dan laporan manajerial. Bagi pihak luar perusahaan, laporan keuangan digunakan sebagai bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan. Misalnya saja dalam pengambilan keputusan mengenai pemberian kredit dan investasi dalam sebuah organisasi atau perusahaan. Laporan manajerial terdiri dari dua jenis yaitu laporan anggaran dan kinerja. Anggaran adalah alat perencanaan keuangan, sedangkan laporan kinerja digunakan untuk pengendalian keuangan.
Informasi Akuntansi memiliki arti penting bagi manajemen untuk pengambilan keputusan. Walaupun demikian, sistem informasi akuntansi yang berlaku di Indonesia sekarang masih didominasi oleh konsep-konsep akuntansi keuangan yang lebih diarahkan untuk menyajikan informasi pertanggungjawaban keuangan oleh manajemen kepada pihak luar perusahaan. Dengan demikian, sistem informasi akuntansi manajemen belum berperan dalam menyediakan informasi keuangan bagi manajemen untuk merencanakan dan mengendalikan alokasi berbagai sumber daya dalam perusahaan.
Dalam SIA dan efektivitas struktur pengendalian intern terdapat suatu hubungan yang timbal balik dimana struktur pengendalian intern tidak mungkin berjalan tanpa adanya sarana atau alat untuk menjalankannya, yaitu sistem informasi akuntansi. Sedangkan SIA dikatakan memuaskan apabila didalamnya terdapat efektivitas pengendalian intern. Keberhasilan suatu sistem informasi akuntansi ditentukan oleh kualitas informasinya. Untuk itu perlu adanya sistem yang baik untuk menghasilkan informasi yang biasa digunakan oleh manajemen untuk pengambilan keputusan. Dan biaya yang dikeluarkan perusahaan untuk pengoperasian sistem tersebut diharapkan mempunyai nilai manfaat bagi perusahaan.
Subsistem SIA memproses berbagai transaksi keuangan dan transaksi nonkeuangan yang secara langsung memengaruhi pemrosesan transaksi keuangan.
Elemen sistem :
Tidak semua sistem memiliki kombinasi elemen yang sama, tapi suatu susunan dasar adalah : Input, Transformasi, Output, Mekanisme Kontrol, Tujuan.
Jenis Sistem :
Sistem Lingkaran Terbuka à sistem yang tidak mempunyai elemen mekanisme kontrol, dan tujuan.
Sistem Lingkaran Tertutup à sistem yang disertai oleh adanya elemen mekanisme kontrol dan tujuan.
Pada awal abad ke 20 pemakaian komputer terbatas hanya untuk aplikasi akuntansi dan digunakan nama EDP yang merupakan aplikasi sistem informasi yang paling dasar dalam setiap perusahaan. Sekarang kita menggunakan istilah SIA untuk menggantikan EDP.
Fokus Baru Pada Informasi
Konsep penggunaan komputer untuk mendukung sistem informasi manajemen mulai diperkenalkan pada tahun 1964 oleh para pembuat komputer. Konsep SIM menyadari bahwa aplikasi komputer harus diterapkan untuk tujuan utama menghasilkan informasi manajemen.
Fokus Revisi Pada Pendukung Keputusan
Sementara SIM terus berkembang dalam menghadapi kelemahan-kelemahannya, muncul pendekatan baru dengan nama DSS, yaitu sistem penghasil informasi yang ditujukan pada suatu masalah tertentu yang harus dipecahkan oleh manajer.
Fokus Sekarang Pada Komunikasi
Penerapan OA (Office Automation) untuk memudahkan komunikasi dan peningkatan produktivitas diantara para manajer dan pekerja kantor lainnya melalui penggunaan alat-alat elektronik.
Fokus Potensial Pada Konsultasi
Saat ini sedang berlangsung gerakan untuk menerapkan Kecerdasan Buatan (AI) bagi masalah-masalah bisnis. Ide dasar dari AI adalah bahwa komputer dapat diprogram untuk melaksanakan sebagian penalaran logis yang sama seperti manusia.
TUJUAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI:
@ komponen-komponen SIA yaitu:
Perbedaan SIA dan SIM :
· SIA mengumpulkan mengklasifikasikan, memproses, menganalisa dan mengkomunikasikan informasi keuangan sedang
· SIM mengumpulkan mengklasifikasikan, memproses, menganalisa dan mengkomunikasikan semua tipe informasi
Unsur-unsur yang dapat mempengaruhi penerapan SIA dalam perusahaan :
Sistem pelaporan manajemen
Untuk memahami bagaimana SIA bekerja, perlu untuk menjawab beberapa pertanyaan sebagai berikut :
peran akuntansi bagi pihak menejemen
PENGENDALIAN INTERNAL SISTEM KOMPUTER
Pengendalian Intern Dalam Sistem Informasi Akuntansi
1. Pengertian sistem pengendalian intern
Sistem informasi akuntansi sebagai sistem yang terbuka tidak bisa dijamin sebagai suatu sistem yangbebas dari kesalahan maupun kecurangan. Pengendalian intern yang baik merupakan cara bagisuatu sistem untuk melindungi diri dari tindakan-tindakan yang merugikan. Dalam arti sempit, pengendalian internhanya dibatasi pada kegiatan pengecekan, penjumlahan, baik penjumlahan mendatar maupun penjumlahan menurun.
Pengendalian intern secara luas, diantaranya ;
a. Batasan pengendalian intern, sebagai suatu sistem pengendalian yang meliputi struktur organisasi beserta semua metode dan ukuran yang diterapkan dalam perusahaan, dengan tujuan untuk :
mengamankan aktiva perusahaan
mengecek kecermatan dan ketelitian data akuntansi
meningkatkan efisiensi
mendorong agar kebijakan manajemen dipatuhi oleh segenap jajaran organisasi
Ringkasnya bahwa pengendalian intern tidak hanya meliputii pekerjaan pengecekan tetapi juga meliputi semua sistem kerja yang terjadi dalam perusahaan dalam upaya mencapai tujuan perusahaan.
Dari definisi pengendalian intern yang dikemukakan tersebut diatas dapat ditemukan beberapa konsep dasar berikut :
Pengendalian intern merupakan suatu proses untuk mencapai tujuan tertentu, atau merupakan suatu rangkaian tindakan yang menjadi bagian yang tidak terpisahkan
Pengendalian intern bukan hanya terdiri dari pedoman, kebijakan, formulir, namun dijalankan oleh orang dari setiap jenjang organisasi, yang mencakup dewan komisaris, manajemen dan personil lain.
Pengendalian intern diharapkan mampu memberikan keyakinan memadai, bukan keyakinan mutlak bagi manajemen dan dewan komisaris entitas. Keterbatasan yang melekat dalam semua sistem pengendalian intern dan pertimbangan manfaat serta pengorbanan dalam pencapaian tujuan pengendalian, menyebabkan pengendalian intern tidak dapat memberikan keyakinan mutlak.
Pengendalian intern ditujukan untuk mencapai tujuan yang saling berkaitan yaitu pelaporan keuangan, kepatuhan dan operasi.
Sistem pengendaliaan intern meliputi struktur organisasi, metode, dan ukuran yang diorganisasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan kehandalan data akuntansi, mendorong efisiensi untuk dipatuhinya kebijakan manajemen. Sistem pengendalian intern merupakan kebijakan, praktik, dan prosedur yang digunakan organisasi untuk mencapai empat tujuan utama :
Untuk menjaga aktiva perusahaan
Untuk memastikan akurasi dan dapat diandalkan catatan dan informasi akuntansi
Untuk mempromosikan efisiensi operasi perusahaan
Untuk mengukur kesesuaian kebijakan dan prosedur yang telah ditetapkan oleh manajemen.
Berangkat dari tujuan diatas, maka sistem pengendalian intern dapat dikelompokkan menjadi dua bagian, yaitu :
a) Pengendalian intern akuntansi (internal accounting control)
Pengendalian intern akuntansi meliputi persetujuan, pemisahan antara fungsi operasi, penyimpanan dan pencatatan serta pengawasan fisik atas kekayaan.
b) Pengendalian intern administrasi (internal administratife control)
Pengendalian intern administrasi meliputi peningkatan efisiensi usaha, dan mendorong dipatuhinya kebijakan pimpinan, misalnya analisis statistik, studi waktu dan gerak, program pelatihan, dan pengendalian mutu kegiatan perusahaan .
2. Karakteristik sistem pengendalian intern
Kehandalan sistem pengendalian intern harus dilandasi dengan karakteristik dari sistem tersebut yaitu :
Adanya pendelegasian wewenang kepada petugas tertentu untuk menyetujui transaksi dan penetapan tugas, pengecekan kepada petugas yang lain untuk mengetahui bahwa transaksi telah disetujui oleh petugas yang berwenang.
Adanya penyelenggaraan akuntansi sedemikian rupa sehingga mudah di cek.
Adanya pendelegasian secara fisik yang tepat, termasuk penjagaan berganda terhadap aktiva yang dimiliki.
Adanya perifikasi secara periodik terhadap eksistensi aktiva yang dicatat.
Memiliki pegawai yang cakap, mempunyai kemampuan dan latihan yang cukup, sesuai dengan tingkat pertanggungjawabannya.
Adanya pemisahan fungsi penyimpanan aktiva dari fungsi pencatatan, dan dari pelaksanaan transaksi yang bersangkutan.
3. Pengendalian intern dalam Sistem Informasi Akuntansi Pembelian
Unsur-unsur pengendalian intern dalam siklus pembelian dirancang untuk mencapai tujuan pokok pengendalian akuntansi, yaitu menjaga kekayaan (persediaan) dan kewajiban perusahaan, menjamin ketelitian dan keandalan data akuntansi (utang, kas, persediaan). Untuk merancang unsur-unsur pengendalian akuntansi yang diterapkan dalam siklus pembelian, terdapat tiga unsur pokok yaitu :
a. Organisasi
Fungsi pembelian terpisah dari fungsi penerimaan barang.
Fungsi pembelian harus terpisah dengan fungsi akuntansi.
Fungsi penerimaan barang harus terpisah dengan fungsi penyimpanan barang.
Transaksi pembelian harus dilaksanakan oleh fungsi gudang, fungsi pembelian, penerimaan barang, pencatat utang, dan fungsi akuntansi yang lain.
Transaksi retur pembelian harus dilaksanakan oleh fungsi pembelian, penerimaan barang, pencatat utang, fungsi akuntansi yang lain.
b. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan
Surat permintaan pembelian otorisasi oleh fungsi gudang untuk barang digudang, atau oleh kepala fungsi yang bersangkutan untuk barang yang langsung dipakai.
Surat order pembelian diotorisasi oleh fungsi pembelian atau pejabat yang lebih tinggi.
Laporan penerimaan barang diotorisasi oleh fungsi penerimaan barang.
Bukti kas keluar oleh kepala fungsi pencatatan utang atau pejabat yang lebih tinggi.
Memo debit untuk retur pembelian diotorisasi oleh fungsi pembelian.
Laporan pengiriman barang untuk retur pembelian diotorisasi oleh fungsi pengiriman barang.
Pencatatan terjadinya utang didasarkan atas bukti kas keluar yang didukung dengan surat order pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari pemasok.
Pencatatan berkurangnya utang karena retur pembelian didasarkan memo debit yang didukung dengan laporan pengiriman barang.
Pengurangan utang di dalam arsip bukti kas keluar yang belum dibayar dan pencatatan di dalam register bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi pencatat utang.
Pencatatan di dalam jurnal umum diotorisasi oleh fungsi pencatat jurnal.
c. Praktik yang sehat ;
Surat permintaan pembelian bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi gudang.
Surat order pembelian bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi pembelian.
Laporan penerimaan barang bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penerimaan barang.
Memo debit untuk retur pembelian bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi pembelian.
Laporan penerimaan barang bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi pengiriman barang.
Pemasok dipilih berdasarkan jawaban penawaran harga bersaing dari berbagai pemasok.
Barang hanya diperiksa dan diterima oleh fungsi penerimaan barang jika fungsi ini telah menerima tembusan surat order pembelian dari fungsi pembelian.
Fungsi penerimaan barang melakukan pemeriksaan barang yang diterima dari pemasok dengan cara menghitung dan menginspeksi barang tersebut dan membandingkannya dengan tembusan surat order pembelian.
Terdapat pengecekan, syarat pembelian, dan ketelitian perkalian di dalam faktur dari pemasok sebelum faktur tersebut diproses untuk dibayar.
Catatan yang berfungsi sebagai buku pembantu utang secara periodik direkonsiliasi dengan rekening control utang di dalam buku besar.
Pembayaran faktur dilakukan sesuai dengan syarat pembayaran guna mencegah kehilangan kesempatan untuk memperoleh potongan tunai.
Bukti kas keluar beserta dokumen pendukungnya dicap “lunas” oleh fungsi pengeluaran kas setelah cek dikirimkan kepada pemasok.
4. Pengendalian akuntansi
Pengendalian akuntansi mempunyai tujuan umum yaitu untuk mengendalikan harta perusahaan. Ada dua kategori pengendalian akuntansi, yaitu :
1. Pengendalian secara umum :
Pengendalian akuntansi secara umum untuk keamanan harta perusahaan digolongkan menjadi :
a. Pengendalian organisasi, dapat terjadi apabila ada pemisahan tugas (segregation of duties) dan pemisahan tanggungjawab (segregation of responsibility) yang tegas.
b. Pengendalian dokumentasi; dokumentasi dapat mencatat tentang deskripsi, penjelasan, bagan air, daftar-daftar, cetakan hasil komputer, dan contoh-contoh objek dari sistem informasi. Dokumentasi dapat dikelompokkan ke dalam dua bagian, yaitu:
Dokumentasi yang disimpan dibagian akuntansi yaitu dokumen dasar, dokumentasi daftar rekening dan dokumentasi prosedur manual.
Dokumentasi yang ada di bagian pengolahan data yaitu dokumentasi prosedur, sistem, program operasi, dan dokumentasi data.
c. Pengendalian perangkat keras dan perangkat lunak, dirancang dalam komputer untuk mendeteksi kesalahan atau tidak berfungsinya dalam sistem kerja.
d. Pengendalian keamanan fisik.
Pengendalian terhadap keamanan fisik perlu dilakukan untuk menjaga keamanan perangkat keras, perangkat lunak, dan personal dalam perusahaan.
Teknik untuk pengendalian keamanan fisik dapat berupa alat-alat penempatan fisik yang membantu melindungi harta perusahaan, seperti ; pengawasan terhadap pengasetan fisik, pengaturan lokasi, dan penerapan alat-alat pengamanan.
e. Pengendalian keamanan data
Menjaga integritas dan keamanan data merupakan pencegahan terhadap keamanan data yang tersimpan diluar supaya tidak hilang, rusak, dan diakses oleh pihak yang tidak berkepentingan.
2. Pengendalian Aplikasi
Pengendalian aplikasi berhubungan dengan pengoperasian akuntansi sistem komputer. Fungsi dari pengendalian aplikasi adalah untuk memberi jaminan yang cukup bahwa pencatatan, proses, dan pelaporan data sudah dilakukan dengan benar sesuai prosedural.
Pengendalian aplikasi dikategorikan sebagai berikut :
Pengendalian masukan, Pengendalian ini dirancang untuk mencegah atau mendeteksi kekeliruan dalam tahap masukan dalam pengolahan data. Pengendalian masukan umumnya menyangkut efisiensi, persetujuan, masukan terhormat, penandaan, pembatalan, dan lain-lain dalam proses komputer.
Pengendalian pemrosesan, Pengendalian ini mencakup mekanisme, standarisasi, dan lain-lain.
Pengendalian keluaran, Pengendalian keluaran dirancang untuk memeriksa masukan dan pemrosesan sehingga berpengaruh terhadap keluaran secara absah dan pendistribusian keluaran secara memadai. Pengendalian ini mencakup rekonsiliasi, penyajian umur, suspensi berkas, suspensi account, audit periodik, laporan ketidaksesuaian dan lipstream resubmission.
5. Pengendalian Administrasi
pengendalian ini bertujuan mengefisiensikan operasi kegiatan dan mendorong ditaatinya kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan. Manajemen yang baik dapat menghindari perusahaan dari penyelewengan dan kesalahan, sehingga mampu mewujudkan tujuan dan mendukung pengendalian akuntansi perusahaan.
SIKLUS PENJUALAN, berkaitan dengan sistem akuntansi piutang. Proses bisnis dalam siklus penjualan:
a. Menerima pesanan dari konsumen
b. Pengiriman pesanan customer
c. Mengirimkan nota tagihan
d. Menerima pembayaran
Sistem penjualan, dilihat dari jenisnya (kurang tau jenis apa, lupa nyatat, heheh), terdiri atas :
a. Penjualan tunai
b. Penjualan kredit
Sistem penjualan dilihat dari jenis barang dagangannya :
a. Penjualan barang dagangan
b. Penjualan jasa
c. Penjualan barang dan jasa ( contohnya, rumah sakit)
SISTEM AKUNTANSI PIUTANG, dirancang untuk mencatat transaksi terjadinya piutang dan berkurangnya piutang. Khusus untuk sistem akuntansi piutang, berkaitan dengan jaringan prosedur:
a. Prosedur order penjualan
b. Prosedur persetujuan kredit
c. Prosedur pengiriman barang
d. Prosedur penagihan
e. Prosedur pencatatan piutang
f. Prosedur distribusi penjualan
Berkurang nya piutang, terjadi karena 2 hal:
a. Adanya pembayaran
b. Adanya return barang
Sistemakuntansi berkurangnya piutang, terdiri atas jaringan prosedur:
a. Penerimaan kas
b. Tentang return penjualan terdiri atas:
- Prosedur penerimaan retur penjualan
- Prosedur pembuatan memo kredit
- Prosedur penerimaan barang
- Prosedur pencatatan return penjualan
- Prosedur pencatatan berkurangnya piutang.
Tujuandibuatnya sistem informasi akuntansi dalam siklus penjualan:
a. Perusahaan dapat mengirim barang yang benar kepada konsumen secara tepat waktu.
b. Konsumen membayar tepat waktu
c. Mencegah terjadinya kecurangan terhadap kas dan persediaan barang dagangan.
LAPPING : memakai uang perusahaan untuk kepentingan pribadi.
SIKLUS PEMBELIAN, berkaitan dengan sistem akuntansi hutang. Sistem akuntansi hutang dirancang untuk mencatat transaksi terjadinya hutang karena adanya pembelian kredit dan berkurangnya hutang, karena adanya pelunasan hutang dan return pembelian.
PENTING UNTUK DI HAFAL
1. Jika ada dokumen yang bernomor urut cetak, lalu terjadi kesalahan pencatatan, maka di dokumen tersebut harus di beri catatan pada dokumen tersebut ( diberi keterangan ) => (berupa salah, cancel, void, batal, dan lain sebagainya), dan juga dokumen tersebut di arsip agar ada bukti dokumen batal jika sewaktu-waktu di butuhkan.
2. Tips memback-up data:
a. Dikaitkan dengan waktu => wajib memback-up setiap hari
b. Dikaitkan dengan nama file nya => nama file harus yang memudahkan dalam mencarinya
c. Tempat penyimpanan data back-up, tidak disimpan dalam gedung yang sama dengan file data asli berada.
Sistem akuntansi terjadinya hutang, terjadi atas jaringan prosedur sebagai berikut:
1. Prosedur permintaan pembelian
2. Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan supplier / pemasok
3. Prosedur order pembelian
4. Prosedur penerimaan barang
5. Prosedur pencatatan bertambahnya hutang
6. Prosedur distribusi pembelian.
Prosedur pencatatan berkurangnya hutang karena adanya return pembelian, sistem akuntansi terdiri atas jaringan prosedur sebagai berikut:
1. Prosedur pembuatan memo return
2. Prosedur pengiriman barang
3. Prosedur pencatatan berkurangnya hutang
4. Prosedur distribusi return pembelian.
SISTEM AKUNTANSI PERSEDIAAN, Dirancang untuk menangani transaksi yang bersangkutan dengan mutasi persediaan yang di simpan di gudang.
PENTING UNTUK DI HAFAL :
a. Prosedur pencatatan harga pokok produk jadi
b. Prosedur pencatatan harga pokok produk yang di jual
c. Prosedur pencatatan harga pokok produk yang dikembalikan oleh pembeli
d. Prosedur pencatatan harga pokok produk dalam proses
e. Prosedur pencatatan harga pokok persediaan yang dibeli
f. Prosedur pencatatan harga pokok persediaan yang dikembalikan kepada pemasok
g. Prosedur permintaan dan pengeluaran barang di gudang
h. Prosedur pencatatan harga pokok persediaan yang dikembalikan ke gudang
i. Prosedur perhitungan fisik persediaan.
SIKLUS PENGELOLAAN KAS, berkaitan dengan sistem akuntansi kas. Sistem akuntansi kas di rancang untuk menangani transaksi penerimaan dan pengeluaran kas.
Sistem akuntansi kas, terdiri dari jaringan prosedur sebagai berikut:
a. Prosedur penerimaan kas
b. Prosedur pengeluaran kas
c. Prosedur dana kas kecil
Sumber-sumber penerimaan kas:
1. Setoran awal pemilik dalam bentuk uang tunai
2. Penjualan tunai
3. Pelunasan hutang
4. Hutang bank dalam bentuk uang tunai
5. Penjualan aktiva tetap
6. Jasa giro / bunga bank
7. Pendapatan lain-lain di luar usaha.
Pengeluaran kas:
1. Pembelian tunai
2. Seluruh pelunasan hutang
3. Pembayaran biaya-biaya
4. Pembelian aktiva tetap secara tunai.
DANAKAS KECIL (petty cash) adalah dana yang sudah di tetapkan jumlahnya oleh perusahaan yang digunakan untuk pembayaran biaya-biaya rutin yang jumlah nya relatif kecil.
Ada 2 sistem pencatatan petty cash:
1. Sistem dana tetap => maksudnya, pengeluaran-pengeluaran tidak di catat, hanya bon/nota nya saja yang dikumpulkan. Pencatatan hanya terjadi pada saat pengisian kembali dana kas kecil.
2. Sistem dana fluktuasi =>adalah, setiap pengeluaran kas di catat / di jurnal.
SISTEM PENGGAJIAN DAN PENG-UPAHAN,
dirancang untuk menangani transaksi perhitungan gaji dan upah karyawan dan pembayarannya.
Sistem ini terdiri atas jaringan prosedur sebagai berikut:
Prosedur pembuatan daftar gaji dan upah
Prosedur pembayaran gaji dan upah
Prosedur distribusi gaji dan upah
Tujuan pembuatan sistem informasi akuntansi dalam siklus penggajian dan peng-upahan:
Perusahaan dapat menghitung gaji dan upah dengan benar dan cepat.
Perusahaan dapat membayar gaji dan upah tepat waktu
SIKLUS PRODUKSI, ada2:
Berdasarkan pesanan (spesifik) => nota pesanan harus di tanda tangani customer dan harus pake DP / uang muka.
Berdasarkan proses / massal
Informasi yang dihasilkan dari siklus produksi dalam siklus pesanan adalah sebagai berikut:
Biaya bahan baku per produk
Biaya tenaga kerja langsung per produk
Total harga pokok setiap produk
Komponen biaya produksi:
Bahan baku => komponen terbesar untuk membuat produk
Bahan penolong
Biaya tenaga kerja langsung
(bahan baku dan biaya tenaga kerja langsung, merupakan biaya langsung produksi)
Biaya produksi tidak langsung :
Biaya bahan penolong
Biaya tenaga kerja tidak langsung
Biaya penyusutan mesin pabrik
Biaya penyusutan gedung pabrik
Biaya asuransi pabrik
Biaya perizinan pabrik
Biaya bersama (dana di alokasikan)
Komponen harga pokok produksi:
Bahan baku yang terpakai:
Persediaan bahan baku : xxxxx
Pembelian bahan baku : xxxxx +
bahan baku yang tersedia : xxxxx
Persediaan akhir bahan baku : xxxxx –
Bahan baku yang terpakai : xxxxx
Biaya tenaga kerja langsung (....) x tarif
Biaya overhead => bahan penolong yang terpakai
SIKLUS AKTIVA TETAP, di rancang untuk menangani transaksi yang berkaitan dengan mutasi aktiva tetap, terdiri atas jaringan prosedur sebagai berikut:
Prosedur pengadaan aktiva tetap
Prosedur penggantian aktiva tetap
Prosedur penyusutan aktiva tetap
Prosedur penempatan aktiva tetap
RESIKO ( kurang jelas resiko apa??? ) :
Salah pencatatan harga perolehan
Pencatatan tidak benar / tidak valid
Resiko data rusak
Pengendalian intern untuk meminimalkan resiko di atas:
Semua pembelian aktiva tetap hanya boleh di lakukan melalui surat persetujuan pembelian
Setiap pembelian aktiva tetap harus di isi lengkap sesuai dengan bagian yang membutuhkannya.
Setiap aktiva tetap harus di beri kode
Cek fisik
Back-up data secara rutin yang di beri password
FUNGSI YANG DIJALANKAN SIA
Sistem Informasi Akuntansi (SIA) adalah suatu komponen organisasi yang mengumpulkan, mengklasifikasikan, mengolah, menganalisa dan mengkomunikasikan informasi finansial dan pengambilan keputusan yang relevan bagi pihak luar perusahaan dan pihak ekstern.
Akuntansi sendiri sebenarnya adalah sebuah Sistem Informasi.
Karakteristik SIA yang membedakannya dengan subsistem CBIS lainnya :
* SIA melakasanakan tugas yang diperlukan
* Berpegang pada prosedur yang relatif standar
* Menangani data rinci
* Berfokus historis
* Menyediakan informasi pemecahan minimal
Fungsi penting yang dibentuk Sistem Informasi Akuntansi pada sebuah organisasi antara lain :
* Mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas dan transaksi.
* Memproses data menjadi into informasi yang dapat digunakan dalam proses pengambilan keputusan.
* Melakukan kontrol secara tepat terhadap aset organisasi.
Subsistem Sistem Informasi Akuntansi memproses berbagai transaksi keuangan dan transaksi nonkeuangan yang secara langsung memengaruhi pemrosesan transaksi keuangan.
Sistem Informasi Akuntansi terdiri dari 3 subsistem:
* Sistem pemrosesan transaksi, mendukung proses operasi bisnis harian.
* Sistem buku besar/pelaporan keuangan, menghasilkan laporan keuangan, seperti laporan laba/rugi, neraca, arus kas, pengembalian pajak.
* Sistem pelaporan manajemen, yang menyediakan pihak manajemen internal berbagai laporan keuangan bertujuan khusus serta informasi yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan, seperti anggaran, laporan kinerja, serta laporan pertanggungjawaban.
Berbagai transaksi non keuangan yang tidak bisa diproses oleh Sistem Informasi Akuntansi biasa, diproses oleh Sistem Informasi Manajemen. Adapun perbedaan keduanya adalah :
* SIA mengumpulkan mengklasifikasikan, memproses, menganalisa dan mengkomunikasikan informasi keuangan
* SIM mengumpulkan mengklasifikasikan, memproses, menganalisa dan mengkomunikasikan semua tipe informasi
Sebuah Sistem Informasi Akuntansi menambah nilai dengan cara:
* Menyediakan informasi yang akurat dan tepat waktu sehingga dapat melakukan aktivitas utama pada value chain secara efektif dan efisien.
* Meningkatkan kualitas dan mengurangi biaya produk dan jasa yang dihasilkan
* Meningkatkan efisiensi
* Meningkatkan kemampuan dalam pengambilan keputusan
* Meningkatkan sharing knowledge
* Menambah efisiensi kerja pada bagian keuangan
2 komponen Sistem Informasi Akuntansi antara lain :
* Spesialis Informasi
* Akuntan
Contoh Sistem Informasi Akuntansi sebagai pusat informasi perusahaan:
* Bagian pemasaran mempertimbangkan untuk memperkenalkan jenis produk baru dalam jajaran produksi perusahaan, untuk itu bagian tersebut meminta laporan analisa perkiraan keuntungan yang dapat diperoleh dari usulan produk baru tersebut
* Bagian SIA memproyeksikan perkiraan biaya dan perkiraan pendapatan yang berhubungan dengan produk tersebut, kemudian data yang diperoleh diproses oleh EDP. Setelah diproses hasilnya dikembalikan ke bagian SIA untuk kemudian diberikan ke bagian pemasaran.
Kedua bagian akan merundingkan hasil analisa tersebut untuk dicari keputusan yang sesuai.
Dari contoh diatas dapat ditemukan 2 aspek yang berhubungan dengan sistem bisnis modern yaitu :
* Pentingnya komunikasi antar departemen yang mengarah untuk tercapainya suatu keputusan.
* Peranan SIA dalam menghasilkan informasi yang dapat membantu departemen lainnya untuk mengambil keputusan.
Informasi Akuntansi yang dihasilkan oleh Sistem Informasi Akuntansi dibedakan menjadi 2, yaitu :
* Informasi Akuntansi keuangan, berbentuk laporan keuangan yang ditujukan kepada pihak extern.
* Informasi Akuntansi Manajemen, berguna bagi manajemen dalam pengambilan keputusan.
informasi yang disedikan SIA
Sistem Informasi Akuntansi (SIA) adalah sebuah sistem informasi yang menangani segala sesuatu yang berkenaan dengan akuntansi. So it was actually Accounting is an information system/jadi akuntansi itu sendiri merupakan sebuah sistem informasi.
Definisi Sistem Informasi Akuntansi adalah suatu komponen organisasi yang mengumpulkan,mengklarifikasi,mengolah,menganalisa dan mengkomunikasikan informasi finansial dan pengambilan keputusan yang relevan dari pihak luar perusahaan dan pihak ekstren atau sistem informasi akuntansi dapat di definisikan sebagai sistem informasi yang merubah data transaksi bisnis menjadiinformasi keuangan yang berguna bagi pemakainnya. fungsi penting yang di bentuk pada Sistem Informasi Akuntansi sebagai sebuah organisasi adalah:
- mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas dan transaksi.
- memproses data menjadi informasi yang dapat di gunakan dalam proses pengambilan keputusan. - melakukan kontrol secara tepat terhadat aset organisasi.
Evolusi Sistem Informasi Berbasis Komputer
Fokus Awal Pada Data
1. Untuk mendukung operasi-operasi sehari-hari (to Support the –day-to-day operations).
2. Mendukung pengambilan keputusan manajemen (to support decision making by internal decision makers).
3. Untuk memenuhi kewajiban yang berhubungan dengan pertanggung-jawaban (to fulfill obligations relating to stewardship).
# Karakteristik SIA yang membedakannya dengan subsistem CBIS lainnya :
1. SIA melakasanakan tugas yang diperlukan
2. Berpegang pada prosedur yang relatif standar
3. Menangani data rinci
4. Berfokus historis
5. Menyediakan informasi pemecahan minimal
- Spesialis Informasi
- Akuntan
1. Analisa Perilaku
2. Metode kuantitatif
3. Komputer
Analisa Perilaku: Setiap sistem yang tertuangkan dalam kertas tidak akan efektif dalam penerapannya kecuali seorang akuntan dapat mengetahui kebutuhan akan orang-orang yang terlibat dalam sistem tersebut. Akuntan tidak harus menjadi seorang psikolog, tapi cukup untuk mengerti bagaimana memotivasi orang-orang untuk mengarah kepada kinerja perusahaan yang positif. Selain itu juga seorang akuntan harus menyadari bahwa setiap orang mempunyai persepsi yang berbeda-beda dalam menerima suatu informasi, sehingga informasi yang akan diberikan dapat didesain dan dikomunikasikan sesuai dengan perilaku (behavior) para pengambil keputusan.
Metode Kuantitatif: Dalam menyusun informasi, seorang akuntan harus menggunakan metode ini untuk meningkatkan efektifitas dan nilai dari informasi tersebut.
Komputer: Pada beberapa perusahaan, komputer telah digunakan untuk menggantikan pekerjaan rutin seorang akuntan, sehingga memberikan waktu yang lebih banyak kepada akuntan untuk dapat terlibat dalam proses pengambilan keputusan SIA terdiri dari 3 subsistem: - Sistem pemrosesan transaksi
- mendukung proses operasi bisnis harian.
- Sistem buku besar/ pelaporan keuangan menghasilkan laporan keuangan, seperti laporan laba/rugi, neraca, arus kas, pengembalian pajak.
yang menyediakan pihak manajemen internal berbagai laporan keuangan bertujuan khusus serta informasi yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan, seperti anggaran, laporan kinerja, serta laporan pertanggungjawaban.
Informasi Akuntansi yang dihasilkan oleh SIA dibedakan menjadi 2, yaitu :
- informasi akuntansi keuangan, Informasi yang berbentuk laporan keuangan yang ditujukan kepada pihak extern.
- Informasi Akuntansi Manajemen, informasi yang berguna bagi manajemen dalam pengambilan keputusan.
Didalam Akuntansi Manajemen terdapat dua komponen yang digunakan bagi perencanaan dan pengendalian perusahaan, yaitu :
1. Sistem Akuntansi Biaya
2. Sistem Budgeting
Sistem Akuntansi Biaya Digunakan untuk membantu manajemen dalam perencanaan dan pengawasan dari aktivitas pengadaan, proses distribusi dan penjualan.
Budgeting adalah proyeksi keuangan perusahaan untuk masa depan yang bermanfaat untuk menolong manajer dalam perencanaan dan pengawasan
Bagaimana mengoleksi data yang berkaitan dengan aktivitas dan transaksi organisasi?
Bagaimana mentransformasi data kedalam informasi sehingga manajemen dapat menggunakan untuk menjalankan organisasi?
Bagaimana menjamin ketersediaan, keandalan, keakuratan informasi ?
Manfaat SIA:
Sebuah SIA menambah nilai dengan cara:
- Menyediakan informasi yang akurat dan tepat waktu sehingga dapat melakukan aktivitas utama pada value chain secara efektif dan efisien.
- Meningkatkan kualitas dan mengurangi biaya produk dan jasa yang dihasilkan
- Meningkatkan efisiensi
- Meningkatkan kemampuan dalam pengambilan keputusan
- Meningkatkan sharing knowledge
- menambah efisiensi kerja pada bagian keuangan.
Sistem Informasi Akuntansi (SIA) bagi pihak manajemen mempunyai fungsi menyediakan informasi yang berguna dalam hal pengambilan keputusan. Informasi yang disediakan SIA mempunyai dua kategori yaitu laporan keuangan dan laporan manajerial. Bagi pihak luar perusahaan, laporan keuangan digunakan sebagai bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan. Misalnya saja dalam pengambilan keputusan mengenai pemberian kredit dan investasi dalam sebuah organisasi atau perusahaan. Laporan manajerial terdiri dari dua jenis yaitu laporan anggaran dan kinerja. Anggaran adalah alat perencanaan keuangan, sedangkan laporan kinerja digunakan untuk pengendalian keuangan.
Informasi Akuntansi memiliki arti penting bagi manajemen untuk pengambilan keputusan. Walaupun demikian, sistem informasi akuntansi yang berlaku di Indonesia sekarang masih didominasi oleh konsep-konsep akuntansi keuangan yang lebih diarahkan untuk menyajikan informasi pertanggungjawaban keuangan oleh manajemen kepada pihak luar perusahaan. Dengan demikian, sistem informasi akuntansi manajemen belum berperan dalam menyediakan informasi keuangan bagi manajemen untuk merencanakan dan mengendalikan alokasi berbagai sumber daya dalam perusahaan.
Dalam SIA dan efektivitas struktur pengendalian intern terdapat suatu hubungan yang timbal balik dimana struktur pengendalian intern tidak mungkin berjalan tanpa adanya sarana atau alat untuk menjalankannya, yaitu sistem informasi akuntansi. Sedangkan SIA dikatakan memuaskan apabila didalamnya terdapat efektivitas pengendalian intern. Keberhasilan suatu sistem informasi akuntansi ditentukan oleh kualitas informasinya. Untuk itu perlu adanya sistem yang baik untuk menghasilkan informasi yang biasa digunakan oleh manajemen untuk pengambilan keputusan. Dan biaya yang dikeluarkan perusahaan untuk pengoperasian sistem tersebut diharapkan mempunyai nilai manfaat bagi perusahaan.
Subsistem SIA memproses berbagai transaksi keuangan dan transaksi nonkeuangan yang secara langsung memengaruhi pemrosesan transaksi keuangan.
Elemen sistem :
Tidak semua sistem memiliki kombinasi elemen yang sama, tapi suatu susunan dasar adalah : Input, Transformasi, Output, Mekanisme Kontrol, Tujuan.
Jenis Sistem :
Sistem Lingkaran Terbuka à sistem yang tidak mempunyai elemen mekanisme kontrol, dan tujuan.
Sistem Lingkaran Tertutup à sistem yang disertai oleh adanya elemen mekanisme kontrol dan tujuan.
Pada awal abad ke 20 pemakaian komputer terbatas hanya untuk aplikasi akuntansi dan digunakan nama EDP yang merupakan aplikasi sistem informasi yang paling dasar dalam setiap perusahaan. Sekarang kita menggunakan istilah SIA untuk menggantikan EDP.
Fokus Baru Pada Informasi
Konsep penggunaan komputer untuk mendukung sistem informasi manajemen mulai diperkenalkan pada tahun 1964 oleh para pembuat komputer. Konsep SIM menyadari bahwa aplikasi komputer harus diterapkan untuk tujuan utama menghasilkan informasi manajemen.
Fokus Revisi Pada Pendukung Keputusan
Sementara SIM terus berkembang dalam menghadapi kelemahan-kelemahannya, muncul pendekatan baru dengan nama DSS, yaitu sistem penghasil informasi yang ditujukan pada suatu masalah tertentu yang harus dipecahkan oleh manajer.
Fokus Sekarang Pada Komunikasi
Penerapan OA (Office Automation) untuk memudahkan komunikasi dan peningkatan produktivitas diantara para manajer dan pekerja kantor lainnya melalui penggunaan alat-alat elektronik.
Fokus Potensial Pada Konsultasi
Saat ini sedang berlangsung gerakan untuk menerapkan Kecerdasan Buatan (AI) bagi masalah-masalah bisnis. Ide dasar dari AI adalah bahwa komputer dapat diprogram untuk melaksanakan sebagian penalaran logis yang sama seperti manusia.
TUJUAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI:
@ komponen-komponen SIA yaitu:
Perbedaan SIA dan SIM :
· SIA mengumpulkan mengklasifikasikan, memproses, menganalisa dan mengkomunikasikan informasi keuangan sedang
· SIM mengumpulkan mengklasifikasikan, memproses, menganalisa dan mengkomunikasikan semua tipe informasi
Unsur-unsur yang dapat mempengaruhi penerapan SIA dalam perusahaan :
Sistem pelaporan manajemen
Untuk memahami bagaimana SIA bekerja, perlu untuk menjawab beberapa pertanyaan sebagai berikut :
peran akuntansi bagi pihak menejemen
PENGENDALIAN INTERNAL SISTEM KOMPUTER
Pengendalian Intern Dalam Sistem Informasi Akuntansi
1. Pengertian sistem pengendalian intern
Sistem informasi akuntansi sebagai sistem yang terbuka tidak bisa dijamin sebagai suatu sistem yangbebas dari kesalahan maupun kecurangan. Pengendalian intern yang baik merupakan cara bagisuatu sistem untuk melindungi diri dari tindakan-tindakan yang merugikan. Dalam arti sempit, pengendalian internhanya dibatasi pada kegiatan pengecekan, penjumlahan, baik penjumlahan mendatar maupun penjumlahan menurun.
Pengendalian intern secara luas, diantaranya ;
a. Batasan pengendalian intern, sebagai suatu sistem pengendalian yang meliputi struktur organisasi beserta semua metode dan ukuran yang diterapkan dalam perusahaan, dengan tujuan untuk :
mengamankan aktiva perusahaan
mengecek kecermatan dan ketelitian data akuntansi
meningkatkan efisiensi
mendorong agar kebijakan manajemen dipatuhi oleh segenap jajaran organisasi
Ringkasnya bahwa pengendalian intern tidak hanya meliputii pekerjaan pengecekan tetapi juga meliputi semua sistem kerja yang terjadi dalam perusahaan dalam upaya mencapai tujuan perusahaan.
Dari definisi pengendalian intern yang dikemukakan tersebut diatas dapat ditemukan beberapa konsep dasar berikut :
Pengendalian intern merupakan suatu proses untuk mencapai tujuan tertentu, atau merupakan suatu rangkaian tindakan yang menjadi bagian yang tidak terpisahkan
Pengendalian intern bukan hanya terdiri dari pedoman, kebijakan, formulir, namun dijalankan oleh orang dari setiap jenjang organisasi, yang mencakup dewan komisaris, manajemen dan personil lain.
Pengendalian intern diharapkan mampu memberikan keyakinan memadai, bukan keyakinan mutlak bagi manajemen dan dewan komisaris entitas. Keterbatasan yang melekat dalam semua sistem pengendalian intern dan pertimbangan manfaat serta pengorbanan dalam pencapaian tujuan pengendalian, menyebabkan pengendalian intern tidak dapat memberikan keyakinan mutlak.
Pengendalian intern ditujukan untuk mencapai tujuan yang saling berkaitan yaitu pelaporan keuangan, kepatuhan dan operasi.
Sistem pengendaliaan intern meliputi struktur organisasi, metode, dan ukuran yang diorganisasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan kehandalan data akuntansi, mendorong efisiensi untuk dipatuhinya kebijakan manajemen. Sistem pengendalian intern merupakan kebijakan, praktik, dan prosedur yang digunakan organisasi untuk mencapai empat tujuan utama :
Untuk menjaga aktiva perusahaan
Untuk memastikan akurasi dan dapat diandalkan catatan dan informasi akuntansi
Untuk mempromosikan efisiensi operasi perusahaan
Untuk mengukur kesesuaian kebijakan dan prosedur yang telah ditetapkan oleh manajemen.
Berangkat dari tujuan diatas, maka sistem pengendalian intern dapat dikelompokkan menjadi dua bagian, yaitu :
a) Pengendalian intern akuntansi (internal accounting control)
Pengendalian intern akuntansi meliputi persetujuan, pemisahan antara fungsi operasi, penyimpanan dan pencatatan serta pengawasan fisik atas kekayaan.
b) Pengendalian intern administrasi (internal administratife control)
Pengendalian intern administrasi meliputi peningkatan efisiensi usaha, dan mendorong dipatuhinya kebijakan pimpinan, misalnya analisis statistik, studi waktu dan gerak, program pelatihan, dan pengendalian mutu kegiatan perusahaan .
2. Karakteristik sistem pengendalian intern
Kehandalan sistem pengendalian intern harus dilandasi dengan karakteristik dari sistem tersebut yaitu :
Adanya pendelegasian wewenang kepada petugas tertentu untuk menyetujui transaksi dan penetapan tugas, pengecekan kepada petugas yang lain untuk mengetahui bahwa transaksi telah disetujui oleh petugas yang berwenang.
Adanya penyelenggaraan akuntansi sedemikian rupa sehingga mudah di cek.
Adanya pendelegasian secara fisik yang tepat, termasuk penjagaan berganda terhadap aktiva yang dimiliki.
Adanya perifikasi secara periodik terhadap eksistensi aktiva yang dicatat.
Memiliki pegawai yang cakap, mempunyai kemampuan dan latihan yang cukup, sesuai dengan tingkat pertanggungjawabannya.
Adanya pemisahan fungsi penyimpanan aktiva dari fungsi pencatatan, dan dari pelaksanaan transaksi yang bersangkutan.
3. Pengendalian intern dalam Sistem Informasi Akuntansi Pembelian
Unsur-unsur pengendalian intern dalam siklus pembelian dirancang untuk mencapai tujuan pokok pengendalian akuntansi, yaitu menjaga kekayaan (persediaan) dan kewajiban perusahaan, menjamin ketelitian dan keandalan data akuntansi (utang, kas, persediaan). Untuk merancang unsur-unsur pengendalian akuntansi yang diterapkan dalam siklus pembelian, terdapat tiga unsur pokok yaitu :
a. Organisasi
Fungsi pembelian terpisah dari fungsi penerimaan barang.
Fungsi pembelian harus terpisah dengan fungsi akuntansi.
Fungsi penerimaan barang harus terpisah dengan fungsi penyimpanan barang.
Transaksi pembelian harus dilaksanakan oleh fungsi gudang, fungsi pembelian, penerimaan barang, pencatat utang, dan fungsi akuntansi yang lain.
Transaksi retur pembelian harus dilaksanakan oleh fungsi pembelian, penerimaan barang, pencatat utang, fungsi akuntansi yang lain.
b. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan
Surat permintaan pembelian otorisasi oleh fungsi gudang untuk barang digudang, atau oleh kepala fungsi yang bersangkutan untuk barang yang langsung dipakai.
Surat order pembelian diotorisasi oleh fungsi pembelian atau pejabat yang lebih tinggi.
Laporan penerimaan barang diotorisasi oleh fungsi penerimaan barang.
Bukti kas keluar oleh kepala fungsi pencatatan utang atau pejabat yang lebih tinggi.
Memo debit untuk retur pembelian diotorisasi oleh fungsi pembelian.
Laporan pengiriman barang untuk retur pembelian diotorisasi oleh fungsi pengiriman barang.
Pencatatan terjadinya utang didasarkan atas bukti kas keluar yang didukung dengan surat order pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari pemasok.
Pencatatan berkurangnya utang karena retur pembelian didasarkan memo debit yang didukung dengan laporan pengiriman barang.
Pengurangan utang di dalam arsip bukti kas keluar yang belum dibayar dan pencatatan di dalam register bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi pencatat utang.
Pencatatan di dalam jurnal umum diotorisasi oleh fungsi pencatat jurnal.
c. Praktik yang sehat ;
Surat permintaan pembelian bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi gudang.
Surat order pembelian bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi pembelian.
Laporan penerimaan barang bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penerimaan barang.
Memo debit untuk retur pembelian bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi pembelian.
Laporan penerimaan barang bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi pengiriman barang.
Pemasok dipilih berdasarkan jawaban penawaran harga bersaing dari berbagai pemasok.
Barang hanya diperiksa dan diterima oleh fungsi penerimaan barang jika fungsi ini telah menerima tembusan surat order pembelian dari fungsi pembelian.
Fungsi penerimaan barang melakukan pemeriksaan barang yang diterima dari pemasok dengan cara menghitung dan menginspeksi barang tersebut dan membandingkannya dengan tembusan surat order pembelian.
Terdapat pengecekan, syarat pembelian, dan ketelitian perkalian di dalam faktur dari pemasok sebelum faktur tersebut diproses untuk dibayar.
Catatan yang berfungsi sebagai buku pembantu utang secara periodik direkonsiliasi dengan rekening control utang di dalam buku besar.
Pembayaran faktur dilakukan sesuai dengan syarat pembayaran guna mencegah kehilangan kesempatan untuk memperoleh potongan tunai.
Bukti kas keluar beserta dokumen pendukungnya dicap “lunas” oleh fungsi pengeluaran kas setelah cek dikirimkan kepada pemasok.
4. Pengendalian akuntansi
Pengendalian akuntansi mempunyai tujuan umum yaitu untuk mengendalikan harta perusahaan. Ada dua kategori pengendalian akuntansi, yaitu :
1. Pengendalian secara umum :
Pengendalian akuntansi secara umum untuk keamanan harta perusahaan digolongkan menjadi :
a. Pengendalian organisasi, dapat terjadi apabila ada pemisahan tugas (segregation of duties) dan pemisahan tanggungjawab (segregation of responsibility) yang tegas.
b. Pengendalian dokumentasi; dokumentasi dapat mencatat tentang deskripsi, penjelasan, bagan air, daftar-daftar, cetakan hasil komputer, dan contoh-contoh objek dari sistem informasi. Dokumentasi dapat dikelompokkan ke dalam dua bagian, yaitu:
Dokumentasi yang disimpan dibagian akuntansi yaitu dokumen dasar, dokumentasi daftar rekening dan dokumentasi prosedur manual.
Dokumentasi yang ada di bagian pengolahan data yaitu dokumentasi prosedur, sistem, program operasi, dan dokumentasi data.
c. Pengendalian perangkat keras dan perangkat lunak, dirancang dalam komputer untuk mendeteksi kesalahan atau tidak berfungsinya dalam sistem kerja.
d. Pengendalian keamanan fisik.
Pengendalian terhadap keamanan fisik perlu dilakukan untuk menjaga keamanan perangkat keras, perangkat lunak, dan personal dalam perusahaan.
Teknik untuk pengendalian keamanan fisik dapat berupa alat-alat penempatan fisik yang membantu melindungi harta perusahaan, seperti ; pengawasan terhadap pengasetan fisik, pengaturan lokasi, dan penerapan alat-alat pengamanan.
e. Pengendalian keamanan data
Menjaga integritas dan keamanan data merupakan pencegahan terhadap keamanan data yang tersimpan diluar supaya tidak hilang, rusak, dan diakses oleh pihak yang tidak berkepentingan.
2. Pengendalian Aplikasi
Pengendalian aplikasi berhubungan dengan pengoperasian akuntansi sistem komputer. Fungsi dari pengendalian aplikasi adalah untuk memberi jaminan yang cukup bahwa pencatatan, proses, dan pelaporan data sudah dilakukan dengan benar sesuai prosedural.
Pengendalian aplikasi dikategorikan sebagai berikut :
Pengendalian masukan, Pengendalian ini dirancang untuk mencegah atau mendeteksi kekeliruan dalam tahap masukan dalam pengolahan data. Pengendalian masukan umumnya menyangkut efisiensi, persetujuan, masukan terhormat, penandaan, pembatalan, dan lain-lain dalam proses komputer.
Pengendalian pemrosesan, Pengendalian ini mencakup mekanisme, standarisasi, dan lain-lain.
Pengendalian keluaran, Pengendalian keluaran dirancang untuk memeriksa masukan dan pemrosesan sehingga berpengaruh terhadap keluaran secara absah dan pendistribusian keluaran secara memadai. Pengendalian ini mencakup rekonsiliasi, penyajian umur, suspensi berkas, suspensi account, audit periodik, laporan ketidaksesuaian dan lipstream resubmission.
5. Pengendalian Administrasi
pengendalian ini bertujuan mengefisiensikan operasi kegiatan dan mendorong ditaatinya kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan. Manajemen yang baik dapat menghindari perusahaan dari penyelewengan dan kesalahan, sehingga mampu mewujudkan tujuan dan mendukung pengendalian akuntansi perusahaan.
Langganan:
Postingan (Atom)